Elektroniczny obieg dokumentów z enova365 – poznaj zalety tego rozwiązania

Cyfryzacja polskich przedsiębiorstw postępuje bardzo szybko. Jest to związane z rosnącymi wymaganiami rynku oraz z możliwościami, które daje nowoczesna technologia. Świetnym tego przykładem jest narzędzie enova365. To system do zarządzania firmą, który pozwala m.in. na elektroniczny obieg dokumentów. Sprawdź, na czym to polega i jakie korzyści da Twojej firmie.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Z pojęciem tym z pewnością spotkała się już większość przedsiębiorców. Szacuje się, że w Polsce nawet połowa firm korzysta już w jakimś stopniu z elektronicznego obiegu dokumentów. Polega on na usystematyzowanym przekazywaniu dokumentów w formie elektronicznej pomiędzy członkami danej organizacji. Cały proces powinien przebiegać zgodnie z ustaloną procedurą i w ramach przyjętego workflow. Pozwala to na zarządzenie dokumentacją firmową, w tym prawidłowe jej ewidencjonowanie, przechowywanie i archiwizowanie. Nieocenionym wsparciem w tym procesie są rozbudowane systemy informatyczne takie jak enova365.

Szeroki potencjał zastosowania systemu enova365

Enova365 to funkcjonalny system ERP przeznaczony do zastosowania w wielu branżach. Narzędzie to pełni rolę kompleksowego wsparcia wielu obszarów działalności przedsiębiorstwa. Obecnie z powodzeniem wykorzystywane jest m.in. w obsłudze i automatyzacji dokumentacji w takich obszarach funkcjonowania firmy jak:

- Finanse i księgowość (np.: obieg faktur kosztowych, windykacja, środki trwałe);
- Handel i magazyn (np.: wnioski zakupowe, zamówienia, przetargi, migracja produktów z/do magazynu);
- Sprzedaż i CRM (np.: ofertowanie, rejestracja pracy handlowców, wysyłka dokumentów sprzedażowych);
- Kadry, Płace i HR (np. aneksowanie umowy o pracę, obsługa wniosków urlopowych, delegacje);
- Administracja (np. obieg polis ubezpieczeniowych, obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej).

W każdym z nich możliwe jest zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów, w celu usprawnienia procesów oraz zwiększenia efektywności działań osób w nie zaangażowanych.

Zalety wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów z enova365 w Twojej firmie

Cyfryzacja przedsiębiorstwa i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z określonymi korzyściami. Poniżej przedstawiono przykładowe argumenty przemawiające za zastosowaniem narzędzia enova365 w Twojej firmie.

Ułatwiony dostęp do dokumentacji

Dużym atutem tego rozwiązania jest ułatwiony dostęp do dokumentacji przedsiębiorstwa. Jeden dokument może być przeglądany przez wiele osób w tym samym czasie. Ponadto po zalogowaniu się do systemu, otrzymasz dostęp do niego o dowolnym czasie i w dowolnym miejscu, również za pomocą urządzeń mobilnych. Aby odnaleźć dokument, wystarczy wykonać kilka kliknięć w systemie, zamiast przeglądać segregatory ze stosem pism lub faktur. Zwiększa to wydajność pracowników.

Lepsza kontrola obiegu dokumentów i ich statusów

Po wdrożeniu ustandaryzowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, poprawia się bezpieczeństwo przechowywanych danych. Następuje zwiększenie kontroli nad przepływem informacji w firmie oraz jego usprawnienie. Osoby zaangażowane w proces zyskują w czasie rzeczywistym informacje o tym, na jakim etapie procedowania jest dany dokument oraz jaki jest jego status. Ponadto osoby zarządzające zyskują kontrolę nad tym, kto i do jakich informacji ma dostęp. To niezwykle ważne dla bezpieczeństwa organizacji i posiadanych przez nią zasobów.

Oszczędność czasu związana z automatyzacją

Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów to realna oszczędność czasu, który pracownicy mogą przeznaczyć na realizację innych obowiązków. Jest to związane z tym, że znaczna część całego procesu podlega automatyzacji, a zatwierdzanie dokumentów ogranicza się do kliknięcia w systemie. Automatyzacja może obejmować również: przypominanie o spotkaniach, powiadomienia o konieczności wykonania działania czy też wysyłkę monitów do dłużników przedsiębiorstwa. Jednocześnie nie trzeba drukować, podpisywać i transportować dokumentów pomiędzy działami/osobami zaangażowanymi w proces. Pod tym względem wdrożenie enova365 to sposób na usprawnienie bieżącej pracy wielu osób w firmie.

Zwiększona dbałość o środowisko naturalne

Z roku na rok wprowadzane są przepisy, które ukierunkowane są na bardziej świadome gospodarowanie zasobami naturalnymi i zwiększoną dbałość o środowisko naturalne. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów doskonale się w to wpisuje, ponieważ ogranicza się zużycie papieru w firmie. Wszystko przez to, że nie ma potrzeby drukowania i przechowywania każdego dokumentu. Przekłada się to również na niższe koszty prowadzenia biznesu.

Postaw na wdrożenie enova365 z XLE

Jako XLE jesteśmy autoryzowanym partnerem enova365. Odpowiadamy za wdrożenia tego systemu ERP w firmach z różnych sektorów. Zapoznamy się z Twoimi potrzebami i obecną sytuacją biznesową. Na tej podstawie przygotujemy propozycję wdrożenia systemu, która uwzględni wybrane moduły narzędzia enova365. Stawiamy na indywidualne podejście do klienta oraz pełen profesjonalizm na każdym etapie współpracy. Od 1996 roku wspieramy cyfryzację polskich przedsiębiorstw. Naszym klientom oferujemy nie tylko wdrożenie, ale również zdalną obsługę serwisową. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.