Przejdź do treści

Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z oprogramowaniem enova365

Już od lipca 2024 roku większość firm w Polsce zostanie objętych obowiązkiem dołączenia do Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to system nadzorowany przez Krajową Administrację Skarbową. W bazie przechowywane będą ustrukturowane faktury spełniające określone wymagania. System ten w dużej mierze usprawni wystawianie i odbieranie faktur, ale z drugiej strony niesie ze sobą także pewne wyzwania. W związku z tym warto już teraz dobrowolnie dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur, co ułatwi wdrożenie zmian. Pomoże w tym integracja KSeF z enova365.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to baza faktur elektronicznych zarządzana przez Krajową Administrację Skarbową. System umożliwi gromadzenie, przechowywanie, przesyłanie, analizę oraz kontrolę faktur ustrukturyzowanych. KSeF zagwarantuje także sprawną wymianę faktur pomiędzy przedsiębiorstwami, a także zapewni do nich wgląd ze strony administracji skarbowej, co usprawni pewne formalności. Przedsiębiorcy będą mogli liczyć chociażby na krótszy termin zwrotu podatku VAT, a także dostęp do bezpłatnego archiwum elektronicznych faktur, co ułatwi sprawowanie kontroli nad prowadzoną działalnością gospodarczą. Krajowy System e-Faktur zostanie wprowadzony w Polsce na mocy ustaw: 

  • Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076),
  • Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).

KSeF – najczęściej zadawane pytania

KSeF to Krajowy System e-Faktur. To centralna baza faktur nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową, która umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

Podmiot wystawiający faktury ustrukturyzowane powinien założyć konto na platformie KSeF i zadeklarować listę osób uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur. Po wystawieniu faktury dla obiorcy należy wygenerować plik XML z tą fakturą, zgodny ze specyfikacją KSeF i wysłać ją na platformę KSeF za pośrednictwem systemu ERP.

Odbiorca nie ma obowiązku pobierania faktur elektronicznych wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Po założeniu konta ma jednak możliwość pobrania faktury z platformy i zaimportowania jej do swojego systemu, w którym powstanie faktura zakupu.

Przystąpienie do KSeF będzie obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku. Już od 1 stycznia 2022 roku istnieje możliwość dobrowolnego dołączenia do systemu. Podatnicy zwolnieni podmiotowo i wykonujący wyłącznie czynności zwolnione podmiotowo mają obowiązek przystąpienia do KSeF do dnia 1 stycznia 2025 roku.  

Integracja XSeF z enova w ramach standardowej licencji jest usługą bezpłatną. 

W Rządowym Centrum Legislacji dostępna jest już aktualna wersja projektu przepisów regulujących funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur, który zacznie obowiązywać w dniu 1 lipca 2024 roku. 

Obowiązek przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur budzi spore obawy ze strony wielu przedsiębiorców, ale w gruncie rzeczy będzie to spore ułatwienie. Należy jednak przygotować się na wyzwania, które początkowo mogą być pewnym utrudnieniem. Z pomocą przychodzi jednak integracja KSeF z enova 365, która pozwoli dużo sprawniej i bezpieczniej wdrożyć zmiany w Twojej firmie. Wcześniejsze dobrowolne przystąpienie do KSeF ułatwi bezproblemową integrację, a także pozwoli lepiej przygotować się na zmiany, które już niebawem będą obowiązkiem większości firm w Polsce. Nie zwlekaj z przygotowaniem i z wdrożeniem odpowiedniego oprogramowania, które zapewni sprawną obsługę procesów finansowo-księgowych, w tym KSeF. Skontaktuj się z XLE – Autoryzowanym Partnerem producenta oprogramowania enova365!

Formularz kontaktowy

Masz pytania dotyczące KSeF z enova 365?

    Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

    Ustawa wprowadzająca w Polsce Krajowy System e-Faktur została uchwalona w 2021 roku. Już od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy uzyskali możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach tego systemu. Dobrowolne przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe do końca czerwca 2024 roku, natomiast w dniu 1 lipca 2024 roku stanie się obligatoryjne dla większości firm w Polsce. Wyjątkiem będą podatnicy zwolnieni podmiotowo i wykonujący wyłącznie czynności zwolnione podmiotowo – w tym przypadku obowiązek przystąpienia do KSeF jest przesunięty na termin 1 stycznia 2025 roku. 

    Należy jednak być świadomym tego, że przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur stawia przed firmą kilka wyzwań, do których należy się odpowiednio przygotować. Z tego względu warto dobrowolnie przystąpić do KSeF z wyprzedzeniem, co pozwoli lepiej przygotować się na zmiany. Co ważne, integrację z KSeF zapewni enova365, czyli rozbudowany system ERP do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Co szczególnie ważne, taka integracja będzie zrealizowana bezpłatnie (w cenie standardowej licencji). Wygodna integracja KSeF z enova365 pozwoli przedsiębiorstwom sprawnie i bezpiecznie wdrożyć wymagane zmiany. 

    Jakie korzyści zapewnia KSeF?

    To zrozumiałe, że Krajowy System e-Faktur budzi pewne obawy ze strony przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać o tym, że system został zaprojektowany w taki sposób, aby zapewnić firmom dodatkowe udogodnienia. Przystępując do KSeF możesz liczyć na następujące korzyści: 

    • wygodny wgląd w faktury ustrukturyzowane z ostatnich 10 lat, 
    • usprawniony obieg dokumentów, 
    • bezpłatny dostęp do archiwum, 
    • darmowa platforma EDI, 
    • krótszy termin zwrotu VAT,
    • brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur, 
    • brak konieczności samodzielnej archiwizacji faktur,
    • możliwość szybkiego zwolnienia z JPK na żądanie,
    • możliwość łatwej i szybkiej integracji z oprogramowaniem ERP enova365.

    Krajowy System e-Faktur stanowi także spore udogodnienie dla organów administracji skarbowej. Dane księgowe są na bieżąco dostarczane i uporządkowywane według określonego schematu, co umożliwi sprawniejsze działanie oraz efektywne wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości.

    Jakie wyzwania niesie ze sobą KSeF?

    Biorąc pod uwagę pewne wyzwania, jakie niesie ze sobą przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy powinni odpowiednio przygotować się na zmiany. Z tego właśnie względu zalecane jest wcześniejsze dobrowolne przystąpienie do systemu, co pozwoli na wdrażanie zmian we własnym tempie. W ramach integracji należy m. in. przeszkolić pracowników, dostosować systemy informatyczne, a także zaprojektować procesy sprawnego obiegu dokumentów. Przedsiębiorca powinien również pamiętać o pewnych ograniczeniach KSeF. Są to: 

    • brak możliwości poprawienia raz wystawionego dokumentu, 
    • brak kodów nabywcy i odbiorcy – pozostaje tylko EAN,
    • brak możliwości dodawania załączników do faktur, 
    • z góry narzucony system wystawiania faktur, be indywidualnego wzorca, np. logotypu firmy. 

    Wdrożenie wszystkich zmian będzie dużo prostsze z integracją KSeF z enova. Warto z wyprzedzeniem przeanalizować proces generowania faktur, a także ustalić procedury, które zagwarantują przede wszystkim poprawność i sprawny obieg dokumentów. Przypomnijmy, że od 1 lipca 2024 roku większość firm w Polsce będzie miała obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 

    Integracja KSeF z enova365

    Wielu przedsiębiorców na pewno ucieszy wiadomość, że już teraz możliwa jest sprawna i bezpieczna integracja KSEF z enova, czyli rozbudowanym oprogramowaniem ERP do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Co szczególnie istotne, w odróżnieniu od innych oprogramowań, klienci enova365 mają w standardzie zagwarantowaną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Jest to usługa bezpłatna. Integracja KSEF z enova365 została przygotowana w taki sposób, aby zapewnić przedsiębiorcom intuicyjne i proste korzystanie z nowych funkcji, które zapewnią wysyłanie oraz odbieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur za pośrednictwem oprogramowania ERP. 

    Warto zauważyć, że kluczowe zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur pod wieloma względami przypominają elektroniczną wymianę danych (EDI). Taka możliwość jest dostępna w oprogramowaniu enova365 od wielu lat. Po integracji w programie pojawi się zakładka, która umożliwi wykonywanie czynności służących do przesłania faktury w trybie elektronicznego obiegu dokumentów. Co ważne, oprogramowanie enova jest przystosowane do odczytywania plików w formacie XML zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów. Można jednak uzyskać podgląd typowy dla formatu PDF, co pozwoli wygodnie sprawdzić poprawność wszystkich danych. Integracja KSEF z enova 365 pozwoli szybko i sprawnie wdrożyć wymagane zmiany w przedsiębiorstwie. 

    Wysyłanie i odbieranie faktur KSeF w enova365

    Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z oprogramowaniem ERP enova365 umożliwi łatwe i wygodne wystawianie oraz odbieranie faktur. Poniżej przygotowaliśmy instrukcje dla obu czynności. 

    Wysyłanie faktur KSeF w enova365:

    1. Zaloguj się do systemu.
    2. Wystaw dokument sprzedaży za towar lub usługę.
    3. Zatwierdź fakturę. 
    4. Wysłanie faktury do KSeF jest możliwe na dwa sposoby. Pierwszy sposób to wykorzystanie funkcji znajdującej się w czynnościach. Drugi sposób to skorzystanie z funkcji widocznej na zakładce na fakturze. System enova365 będzie domyślnie podpowiadał definicję komunikatu potrzebną do wysłania e-faktury do krajowego systemu. 
    5. Po krótkim czasie oczekiwania otrzymasz wewnętrzny numer KSeF, unikatowy dla każdej faktury.
    6. Przesłana faktura może być już odebrana przez kontrahenta. 

    Odbieranie faktur KSeF w enova365:

    1. Zaloguj się do systemu.
    2. Z bazy danych przypisanej do danego NIP-u pobierz fakturę do ewidencji. Wybierz przedział czasowy, z którego chcesz pobrać faktury. Dokumenty możesz pobierać pojedynczo i grupowo. 
    3. Pobrane faktury są zapisywane na dysku lokalnym we wskazanej lokalizacji, skąd mogą być zaimportowane do oprogramowanie enova365.
    4. Wybierz funkcję wbudowaną: Krajowy System e-Faktur import, a następnie wybierz pliki, które chcesz zaimportować do programu. 
    logo neofin księgowość informatycznie transparentne

    Dużym wsparciem dla przedsiębiorców jest outsourcing księgowości. Sprawdź usługi Biura Rachunkowego NEOFIN – informatycznie z enova365!

    Integracja KSeF z enova 365 została opracowana w taki sposób, aby wszystkie czynności związane z pobieraniem i wysyłaniem faktur z Krajowego Systemu e-Faktur było możliwie jak najprostsze oraz intuicyjne. Dzięki czemu, wdrożenie wymaganych zmian w firmie nie zajmuje wiele czasu. 

    Faktura ustrukturyzowana – najważniejsze informacje

    Krajowy System e-Faktur umożliwi wysyłanie, odbieranie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur, które zawierają informacje zdefiniowane w przepisach oraz oznaczają się określoną strukturą. Oto najważniejsze cechy faktur ustrukturyzowanych:

    • jest to plik XML wygenerowany według określonego wzorca,
    • obsługiwane są również formaty: UBL, IDOC oraz EDIFACT,
    • faktura ustrukturyzowana może być udostępniana i otrzymywana wyłącznie za pośrednictwem interfejsu KSeF,
    • każda faktura ustrukturyzowana posiada swój unikatowy numer identyfikacyjny
    • data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data przesłania jej do systemu.

    Pewnym ograniczeniem niewątpliwie jest to, że KSeF nie pozwala na stosowanie indywidualnego wzorca faktur, co uniemożliwi chociażby stosowanie logotypu firmy na dokumencie. Biorąc pod uwagę określone przepisy, sprawna integracja KSeF z enova 365 na pewno pozwoli przedsiębiorcom dużo wygodniej przygotować się na zmiany, które staną się obowiązkowe od lipca 2024 roku.

    Dlaczego warto dołączyć do KSeF już teraz?

    Wcześniejsze przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na zaimplementowanie zmian we własnym tempie, bez nadmiernego pośpiechu. Daje to możliwość zminimalizowania ryzyka popełnienia błędów związanych z nowym systemem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a co za tym idzie, pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów. W ramach wygodnej integracji KSeF z enova zapewniamy Klientom kompleksowe wsparcie na wszystkich etapach przystępowania do krajowego systemu. W ramach implementacji należy przeanalizować dotychczasowe procesy, a następnie przebudować procedury pod kątem KSeF. Po dostosowaniu procedur można je wdrożyć w firmie, obejmując przy tym odpowiednie przygotowanie pracowników. 

    Napisz do nas

      Biuro Obsługi Klienta

      Spytaj o ofertę enova365