Łódź, Gdynia maj 2023 r.
SPRZEDAŻ NOWOCZESNYCH WYDRUKÓW LENTIKULARNYCH NA CAŁYM ŚWIECIE
z
enova365 HANDEL
“Potrzebowaliśmy systemu, który mógłby sprawnie współpracować z dotychczas stosowanym w naszej firmie oprogramowaniem – do zarządzania sprzedażą i do księgowości. Dzięki elastyczności enova365 i współpracy z zespołem XLE możliwe było wdrożenie dodatkowego rozwiązania do integracji z programem ClickUp.”
- Paweł Tryzno, Prezes Zarządu Lentimax Tryzno Sp. K.
O Firmie
Firma powstała w 1990 roku jako CorreStudio i zajmowała się DTP, designem i drukiem, a w 2016 roku została przekształcona w Lentimax i cały czas pozostaje firmą rodzinną. Od 2006 roku firma zajmuje się drukami soczewkowymi.
Nazwa Lentimax pochodzi od wydruków lentikularnych, w których firma się specjalizuje. Jest to specjalna technika druku, która umożliwia uzyskanie obrazów zmieniających swój wygląd w zależności od kąta patrzenia lub pod wpływem ruchu – efekt trójwymiarowości.
Obecnie działalność skupia się na druku wielkoformatowym, który jest najbardziej zaawansowaną umiejętnością w biznesie soczewkowym. Zakład produkcyjny jest w pełni wyposażony w precyzyjne maszyny do laminowania, cięcia, wykańczania.
Wykorzystanie najnowszych technologii cyfrowych pozwala produkować szeroką gamę plakatów soczewkowych dla klientów na całym świecie – różnych rozmiarów, z przeznaczeniem do celów zewnętrznych i wewnętrznych. Poza plakatami w ofercie znajdują się standy, ścianki modułowe oraz elementy ekspozycyjne na specjalne zamówienia.
Opis sytuacji biznesowej i technologicznej
przed implementacją systemu enova365
W 2022 r. roku firma Lentimax zgłosiła się do XLE sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera Soneta, z zapytaniem o opcje wdrożenia nowego systemu informatycznego, który uwzględniłby procesy sprzedażowe w połączeniu z oprogramowaniem zewnętrznym, z którego firma już wcześniej korzystała, tj.:
- Symfonia do księgowości,
- Infakt – do dokumentacji sprzedaży eksportowej i krajowej,
- ClickUp – do zarządzania zadaniami.
Po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej ustalono, że najważniejszym zadaniem w ramach usprawnienia procesów obszaru handlowego będzie automatyzacja czynności z jednoczesną integracją z programem wspierającym sprzedaż “ClickUp”.
Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania
– obszary i procesy objęte działaniem systemu
Zaproponowane i przyjęte rozwiązania to wdrożenie modułu Handel i magazyn w wersji złotej wraz z zastosowaniem dodatków. Z modułu korzysta 5 operatorów w wersji multi (przeglądarkowej).
Zastosowane moduły enova365:
Moduły podstawowe
HANDEL: moduł enova365 Handel zapewnia obsługę firmy Lentimax w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów:
- sprzedaży: faktura proforma (na podstawie dokumentu Zamówienie od odbiorcy), faktura zaliczkowa, faktura końcowa, korekta generowana ręcznie z faktury sprzedaży – gdzie faktury są ustawione w relacji i są przypisane do projektu;
- Zamówienie od odbiorcy – po złożeniu zamówienia dane są wprowadzane do ERP enova 365 – Zamówienie od odbiorcy (wskazane dane w formularzu przez Klienta) i gdy zyskują status “zatwierdzone” przechodzą do CRM ClickUp (przez API platformy) jako task – rozwiązanie dodatkowe wprowadzone przez XLE;
- zakupu – faktura zakupu przypisana do projektu; może być generowana na podstawie Zamówienia do dostawcy; do faktury zakupu domyślnie nie mają generować się dokumenty PZ lecz jest możliwość wygenerowania z ręcznie wprowadzonych dokumentów PZ Faktury zakupu;
- Zamówienie do dostawcy;
- obsługi magazynu – dla 2 magazynów, w 2 lokalizacjach; z dokumentem Wydanie magazynowe, bez wywołania skutku magazynowego.
Dokumenty sprzedaży mają opcje wydruku w dwóch wersjach językowych – angielskiej lub polskiej i jest możliwość edycji faktur w polach: cena, rabat, stawka VAT, opis pozycji, opis dokumentu. Ponadto faktura wystawiana jest w walucie kontrahenta.
Zostały dodane kusy walut na potrzebę użycia w dokumentach handlowych, a dzięki zakupionemu modułowi dodatkowemu Harmonogram zadań, kursy zaciągane są automatycznie.
Ewidencje Środków Pieniężnych – System umożliwia eksport przelewów wygenerowanych na podstawie faktur zakupu do banku. Zgodnie ze wskazaniem firmy Lentimax, wyciągi bankowe nie są zaciągane do systemu ERP, a Operator ma możliwość oznaczenia, która faktura została zapłacona.
Jako że firma Lentimax prowadziła dokumentację sprzedażową w odrębnym programie Infakt, przeprowadzono import dokumentów z programu Infakt do Ewidencji dokumentów w enova365 w celu kontroli rozliczeń należności i zobowiązań według wskazanych pól.
Z drugiej strony księgowość prowadzona jest przez zewnętrzne biuro rachunkowe również w odrębnym programie – Symfonia, wprowadzona została możliwość eksportu dokumentów zakupu i sprzedaży do tego programu.
Moduł dodatkowy
HARMONOGRAM ZADAŃ: moduł dodatkowy enova365 Harmonogram zadań to element, dzięki któremu akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia automatycznie w systemie. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją wskazane zadania do realizacji. Wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane. W firmie Lentimax moduł ten został wprowadzony w celu automatycznego zaciągania kursów walut na potrzebę użycia w dokumentach handlowych.
Wykorzystywane specjalne rozwiązania,
dodatki własne XLE – Autoryzowanego Partnera enova365
W programie enova365 na potrzebę firmy Lentimax został utworzony zespół XLE autorski dodatek dotyczący rejestracji zamówienia i przesyłania danych do zewnętrznego programu ClickUp. Wtyczka tworzy zamówienie w formie katalogu, w którym znajduje się lista z taskami czyli pozycjami zamówienia. Przy zatwierdzaniu dokumentu Dodatek umieszcza w polu cechy informację o nazwie zamówienia w takiej samej formie, w jakiej została wysłana do API platformy ClickUp (nazwa katalogu). Do zakończenia procesu realizacji zamówienia katalog odpowiadający zamówieniu jest przenoszony są ręcznie do archiwum w ClickUp. Został również dodany przycisk otwierający przeglądarkę z adresem katalogu odpowiadającemu zamówieniu.
Korzyści z inwestycji – jakościowe i ilościowe
Pracownicy i zarząd firmy Lentimax korzystają z systemu od ponad pół roku i odnotowują następujące korzyści:
- sprawniejsze przekazywanie dokumentów sprzedażowych i magazynowych, zapewniając optymalizację procesu sprzedaży oraz minimalizację błędów przy wystawianiu dokumentów handlowych,
- zautomatyzowanie generowania dokumentów handlowych i zarządzania danymi w tym obszarze,
- szybsze rozliczanie dokumentów dzięki połączeniu z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym, eliminując jednocześnie namnażanie wydruków,
- w miarę potrzeb i możliwości firmy – opcja płynnego dodania kolejnych rozwiązań, modułów oprogramowania enova365, które będą zintegrowane z systemem.
Poznaj opinię firmy Lentimax na temat wdrożenia enova365 przez XLE: