Wdrożenie DMS w praktyce

DMS - obieg dokumentów w systemie

Zmagania z papierowymi dokumentami, to wciąż Twój koszmar? Wiesz już, że czas to zmienić na elektroniczny obieg dokumentów – mamy dla Ciebie kilka pomocnych, praktycznych informacji oraz gotowe rozwiązanie.

Primo – o co chodzi w DMS?

Document Management System – czyli System Zarządzania Dokumentami – to narzędzie informatyczne, które umożliwia elektroniczny obieg, organizowanie i przetwarzanie dokumentów w firmie, między pracownikami, działami, oddziałami. Dotyczy dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych.

Technicznie – DMS ma wbudowany zestaw funkcji, które ułatwiają pracę na danym dokumencie. Jak? Dokument otrzymuje metrykę z informacją o nim. Poszczególne dokumenty przypisuje się do danego pracownika i/lub działu. Można również powiązać dokumenty między sobą. Wniosek – im lepszy zestaw funkcjonalności w danym DMS, tym więcej masz opcji sprawniejszego dysponowania dokumentem. Sprawdź, jakie oferujemy rozwiązanie.

Elektroniczny obieg dokumentów dla biznesu

System DMS oznacza możliwość:

• gromadzenia, porządkowania i ewidencjonowania dokumentów – nie w segregatorach w
• szafie lub regale, miło jest zyskać trochę przestrzeni
• wyszukiwania dokumentów – automatycznie, w każdym momencie, przez wiele osób
• udostępniania dokumentów – nie za pośrednictwem kuriera, czy „chłopca na posyłki”
• wglądu do dokumentów, monitorowania plików i folderów – osobiście, zdalnie, z różnych
• urządzeń, a nie tylko w biurze, w wyznaczonym dziale
• równoległej pracy na tym samym dokumencie – bez robienia papierowych kopii i skanowania
• do weryfikacji – z systemem powiadomień o zmianach w dokumencie

I – takie to miłe, proste i z korzyścią dla środowiska i Twojego biznesu.

Istotne dodatkowe elementy digitalizacji

Co z tymi wszystkimi dokumentami papierowymi, które do tej pory zgromadziły się w biurze i wciąż napływają? Czy musisz zatrudnić kogoś do wprowadzenia ich w system? Otóż jest gotowe rozwiązanie – OCR (Optical Character Recognition) – pozwalające na szybki transfer papierowego dokumentu do jego zdigitalizowanej wersji. Funkcjonalność OCR rozpoznaje całe teksty z plików graficznych i pdf, czyli skanujesz dokument i wprowadzasz do obiegu.

I teraz już jesteś zadowolony … a może jednak chciałbyś więcej? Jak przy niewielkim nakładzie znacznie usprawnić wykonywanie zadań przez pracowników?

Po wdrożeniu modułu DMS możesz cieszyć się szybkim dostępem do dokumentów, co usprawni ich edycję oraz pracę z ich wykorzystaniem. Jednak dopiero współpraca z Workflow pozwala na pełne wykorzystanie e-obiegu do zarządzania procesami, pełnej organizacyjnej integracji. Chcesz szybko i prosto definiować nawet złożone procesy w Twojej firmie? Rozważ wdrożenie funkcjonalności Workflow, szczególnie jeśli potrzebujesz uporządkować wiele czynności wykonywanych przez pracowników, zarządzać terminami realizacji zadań. Możesz w systemie zintegrować informacje z różnych działów w firmie i zautomatyzować procedowanie kolejnych kroków w zadaniu przez kolejne osoby.

Co wybrać, jaki DMS wdrożyć?

W oparciu o wieloletnie doświadczenia w zarówno w pracy z wykorzystaniem oprogramowania ERP, jak i wdrażając systemy informatyczne naszym Klientom, wypracowaliśmy nasze własne rozwiązanie o nazwie XLE_DMS - dodatek do systemu enova365. Właściwe wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów usprawni wyszukiwanie określonych dokumentów, pracę na nich oraz archiwizację z zachowaniem bezpieczeństwa danych.

Czy w Twoim biurze bezpieczeństwo danych to kluczyk w szafie? Zastanawiasz się, gdzie wcisnąć dodatkowy regał? Wyobraź sobie, jak piękny jest cyfrowy ład w firmie, zainwestuj w optymalizację swojego biznesu. Zgłoś się do XLE!

Adam, główny specjalista ds. wdrożeń ERP w XLE Sp. z o.o.:

„Wiele rozwiązań dostępnych na rynku jest w formie osobnego programu, w przypadku XLE_DMS mamy rozwiązanie, które jest zintegrowane z systemem ERP enova365. Dzięki temu nie trzeba wdrażać kolejnego programu i integrować niezależne systemy. XLE DMS ułatwia pracę na każdym etapie “życia” dokumentu w firmie. Od przyjęcia do zaksięgowania. Wbudowany, darmowy OCR automatyzuje czynności, które musiałby wykonać pracownik. Mamy porządek na biurach, dokumenty szybko trafiają do działu księgowego.”

Jak działa Document Management System od XLE (XLE DMS)?

Każdy z procesów obiegu dokumentu składa się z czterech etapów.

Poniżej przedstawiamy proces obiegu na przykładzie faktury kosztowej – krok po kroku.

Podczas każdego z etapów operator pracuje na formularzu danego procesu oraz ma podgląd na załącznik związany z procesem.

1. etap – SEKRETARIAT

E-obieg dokumentu zaczyna się od wprowadzenia go do systemu – uruchomienie działania OCR.

Dokument trafia do systemu jako załącznik wiadomości e-mail.

Przy wykorzystaniu funkcjonalności „Przetwórz maile na procesy” na zaznaczonej wiadomości e-mail (jednej lub wielu) zostaną utworzone procesy zaczynające się do tzw. Sekretariatu. Jeśli wiadomość email posiada więcej niż jeden załącznik, to dla każdego załącznika utworzą się osobne procesy. Załącznik musi być zapisany w rozszerzeniu PDF.

2. etap – WERYFIKACJA I UZUPEŁNIENIE, polega na weryfikacji pracy osób z poprzedniego kroku oraz na uzupełnieniu danych o bardziej szczegółowe informacje.

Po wskazaniu przez osobę z Sekretariatu operatora do konsultacji, w Przypominaczu tego operatora pojawi się zadanie. Operator-Konsultant może na tym etapie edytować dane w formularzu i przesłać go ponownie do sekretariatu. Jeśli zostanie wybrana opcja „Inne pismo”, to Operator-Konsultant będzie miał jeszcze do wyboru opcję „Zakończ proces”.

Po konsultacji proces może wrócić do etapu Sekretariat lub przejść do weryfikacji faktury.

Operator uprawniony do zadania weryfikacji może określić typ faktury. Produkt XLE DMS rozróżnia 4 typy faktur: faktura kosztowa, faktura towarowa, faktura proforma, faktura kosztowa cykliczna. Niniejszy opis skupia się na fakturze kosztowej.

W celu najlepszego dostosowania procesu do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, przygotowaliśmy dodatkowe możliwości personalizacji procesu. W konfiguracji określić można:

• słownik opisu – jest to słownik z wartościami, które są używane jako „Opis faktury”;
• „Akceptację musi zatwierdzić” – określenie liczby operatorów, którzy muszą zaakceptować dokument na etapie Akceptacja, aby proces mógł przejść do ostatniego etapu;
• „Licz weryfikację do akceptacji” – jeśli operator na etapie Weryfikacja należy też do grupy operatorów na etapie Akceptacji, to jego weryfikacja jest liczona jako akceptacji. Opcja ta ma zadanie zminimalizowanie liczby zadań dla jednego operatora oraz eliminację powielania pracy;
• Weryfikacja w sekretariacie – umożliwia określenie tematu procesu (Rodzaj akcji) już na etapie weryfikacji, skraca to obieg dokumentu – po przejściu dalej uruchomiony zostaje proces dla danego rodzaju akcji.

3. etap – AKCEPTACJA przez osoby, które są osobami decyzyjnymi w firmie. Może być to akceptacja kosztów lub wprowadzenie nowej umowy do systemu.

To zadanie powstaje dla wszystkich operatorów uprawnionych do akceptacji kosztu. Na tym etapie operatorzy nie mogą edytować formularza. Operator na tym etapie ma możliwość podjęcia decyzji tj.:

• „Powrót do weryfikacji” – proces wraca do etapu weryfikacji – wyświetla się zadanie operatorowi z rolą weryfikacji; po powrocie z weryfikacji licznik zatwierdzeń jest wyzerowany;
• „Spór” – jeśli operator nie zgadza się z danymi zawartymi na formularzu, może wybrać opcję
• „Spór”, co zawiesza proces i blokuje możliwość akceptacji pozostałym operatorom;
• „Edytuj” – jeśli formularz ma błędne dane operator może wybrać opcję „Edytuj”. Wówczas proces znika z listy pozostałych operatorów, a aktualnemu użytkownikowi pojawia się możliwość edycji; po edycji pojawia się etap akceptacji i licznik zatwierdzeń jest wyzerowany;
• „Akceptuj dokument”/ „Akceptuj duplikat” – jeśli wszystkie wymagane dane zostały wpisane, operator może wybrać opcję “Zatwierdź”, wówczas proces znika mu z listy.

Po zatwierdzeniu procesu powstaje dokument ewidencji o określonej definicji z wypełnionymi danymi i dział księgowy otrzymuje informację, kto zaakceptował dokument. Proces przechodzi do ostatniego etapu – Księgowość.

Nasi Klienci korzystają z naszego rozwiązania XLE DMS i do papieru nie tęsknią!

Sprawdź referencje od naszych Klientów. Zobacz też case study z wdrożeń ERP enova365.