System DMS w enova365 z dodatkami XLE

W obszarze zarządzania firmą wykorzystuje się różnego rodzaju programy i systemy. Wśród nich znajduje się popularny DMS (ang. Document Management System). To narzędzie, które pozwala na katalogowanie dokumentów i załączników w systemie informatycznym, wspiera tworzenie, przepływ i ewidencję dokumentów w przedsiębiorstwie, minimalizuje papierowe dokumenty w obiegu, poprawia organizację i porządek w dokumentacji i tym samym pozwala na oszczędność czasu, wzrost efektywności zarządzania dokumentami zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo. Sprawdź, jakie daje to korzyści oraz poznaj przygotowane przez nas dodatki do systemu ERP enova365.  

Jakie korzyści daje wdrożenie systemu DMS w firmie?

Dlaczego warto wdrożyć system DMS w swojej firmie? Przemawia za tym kilka podstawowych argumentów. Przede wszystkim w ten sposób można zoptymalizować koszty prowadzenia firmy, ponieważ redukuje się potrzebę drukowania dokumentów papierowych, oszczędza się czas związany z ich administracją, jak też zwiększa się bezpieczeństwo organizacji. DMS pozwala na odwzorowanie i modyfikację ścieżek obiegu dokumentów oraz odnotowanie w historii całego przebiegu procesu ze wskazaniem kto i kiedy dokonał danej akcji w procesie. Co więcej, możemy zminimalizować ilość błędów czy pomyłek - poprzez wykorzystanie weryfikatorów elektronicznych formularzy, które nie pozwolą na duplikaty dokumentów, czy też na przekazanie dalej procesu z błędem lub z niewypełnionymi danymi. Nie bez znaczenia jest też zapewnienie pracownikom szybkiego dostępu do dokumentacji zgodnego z posiadanymi uprawnieniami. Odpowiednio wdrożony i wykorzystywany system DMS to cenne wsparcie w codziennym funkcjonowaniu firmy. W enova365 w połączeniu z modułami Workflow i WebApi (Harmonogram zadań), CRM lub e-Mail oraz XLE DMS stanowią sprawny i zautomatyzowany system elektronicznego obiegu dokumentów. 

Czym jest oprogramowanie DMS w enova 365?

W dużym skrócie jest to to moduł w systemie enova 365 wykorzystywany do tworzenia nowych dokumentów, ich ewidencji w systemie poprzez “kontrolę” i przechowanie w jednym miejscu. enova365 DMS jest wyposażony w dodatek ułatwiający wprowadzanie danych do systemu i do rozpoznawania tekstów z plików graficznych i pdf - OCR. 

Funkcjonalności DMS enova 365

enova365 DMS pozwala na: 

• kategoryzację dokumentów trafiających do programu, 
• zarządzanie formularzami dla konkretnych typów dokumentów i dostosowywanie ich do potrzeb użytkownika, by przechowywać potrzebne dane dotyczące załączników trafiających do systemu enova365 (dokumentów, obrazów etc.), 
• kontrolowanie dostępu do konkretnych załączników i typów dokumentów, 
• generowanie własnych list dla dokumentów wprowadzanych do systemu, które pozwolą na sprawne odszukanie konkretnych dokumentów, danych lub załączników, 
• powiązanie wprowadzanych dokumentów z innymi elementami systemu. 

Gdzie można wykorzystać DMS enova 365?

Funkcję enova365 DMS wykorzystasz w obszarach: Procesy, Handel i magazyn, Sprzedaż i CRM, Kadry Płace i HR, Finanse i księgowość. 

Narzędzie DMS ma wbudowany zestaw funkcji, które ułatwiają pracę na danym dokumencie. Im lepszy zestaw funkcjonalności w danym DMS, tym więcej opcji sprawniejszego dysponowania dokumentem. 

Powiązanym elementem tego rozwiązania jest często system Workflow, który pozwala określić sposób przepływu informacji od momentu wejścia dokumentu w system, przez przetwarzanie, opisy dokumentu, dekretację, akceptację, aż po jego archiwizację. W zakresie komplementarnej funkcjonalności systemu DMS i Workflow należy wspomnieć o zintegrowanej pracy w obszarach z zastosowaniem automatyzacji obiegu dokumentów i budowania zasobów dokumentacji cyfrowej. 

Obieg może następować zarówno pomiędzy pracownikami tego samego działu, jak i różnymi działami, a nawet oddziałami przedsiębiorstwa. Dedykowane rozwiązanie tego typu przygotowano w systemie ERP enova365. Jako XLE specjalizujemy się w jego wdrożeniach oraz oferujemy szereg przydatnych dodatków, które jeszcze bardziej rozbudowują funkcjonalności systemu enova365.  

Autorski dodatek XLE DMS enova 365 

Bazując na wieloletnim doświadczeniu zarówno w pracy z wykorzystaniem oprogramowania ERP, jak i wdrażając systemy informatyczne w różnych firmach, wypracowaliśmy nasze własne rozwiązanie, które jest dodatkiem do enova365 DMS – XLE_DMS. Oznacza to, że jest to aplikacja zintegrowana z systemem enova365, a nie odrębny byt, podobnie jak i inne nasze autorskie dodatki do systemu enova365. 

Do działania potrzebuje następujących modułów enova365: 

• DMS 
• Workflow 
• Konfigurator Workflow i DMS 
• E-mail lub CRM, czy też Projektów (w projektach jest uwzględniony CRM) 
• 1 tabela dodatkowa lub licencje podstawowe w platynie. 

Kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie dzięki oprogramowaniu DMS enova 365 

Podkreślamy, że prawidłowe wdrożenie narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów usprawni wyszukiwanie określonych dokumentów, pracę na nich oraz archiwizację z zachowaniem bezpieczeństwa danych. Należy mieć na uwadze, że możemy określić, jakie typy załączników są dopuszczalne do pobrania do systemu przedsiębiorstwa (np. można zakazać plików wykonujących .exe, czy pdf z zaszytymi skryptami). Zarządzenie załącznikami pozwala na dostosowanie do polityki bezpieczeństwa danej firmy. 

Konfiguracja systemu DMS XLE

Konfiguracja XLE DMS umożliwia odwzorowanie rzeczywistego obiegu dokumentów w wersji elektronicznej. Pozwala między innymi na: 

• skonfigurowanie w systemie działów odpowiadających komórkom organizacyjnym funkcjonującym w przedsiębiorstwie. Działy w systemie zrzeszają użytkowników o różnych zakresach uprawnień zapewniając, że dokumenty w obiegu w danym dziale przebiegają według zasad funkcjonujących w tym dziale (dla każdego działu możemy skonfigurować indywidulaną ścieżkę dla dokumentów), a także ograniczają widoczność przetwarzanych dokumentów w obrębie danego działu. Jeden użytkownik może należeć do wielu działów. 
• skonfigurowanie w systemie ról, które będą określać zarówno stopień uprawnień, funkcję pełnioną w procesie jak i sposób przypisania zadań dotyczących procesu. Proces trafiający do roli, trafi do wszystkich operatorów przypisanych do danej roli. Podjęcie zadania przez jednego operatora sprawi, że nie będzie wymagane działanie pozostałych operatorów o danej roli. 
• skonfigurowanie i rozdzielenie w systemie skrzynek pocztowych, na które trafiają dokumenty, w zależności od typu dokumentu. Przypisanie konkretnej skrzynki do procesu i działu pozwala na rozdzielanie korespondencji i zadań w procesie już od momentu otrzymania maila, zeskanowanego dokumentu w systemie. 

Automatyzacja procesów w firmie dzięki DMS enova 365

Przygotowany przez nas dodatek pomoże Ci zautomatyzować i uprościć takie procesy jak: 

• poprawnego wprowadzania dokumentów do systemu; 

• weryfikacji wprowadzanych dokumentów przez upoważnione osoby; 

• klasyfikacji dokumentów ze względu na ich rodzaj; 

• akceptacji dokumentów przez upoważnione do tego osoby, z opcją ustawienia progów kwotowych dla weryfikacji i akceptacji dokumentów, z możliwością wprowadzenia ograniczenia, by powyżej danego progu kwotowego wymagana była dodatkowa akceptacja wskazanego operatora; 

• księgowania dokumentów po ich zaakceptowaniu; 

• komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami decyzyjnymi i dodawania komentarzy stanowiących adnotacje do procesu i dokumentu; 

• ustanawiania własnych ścieżek dla dokumentów dopasowanych do potrzeb i specyfiki branży. 

W praktyce oznacza to, że moduł “XLE DMS” ułatwia pracę z dokumentami na każdym etapie ich „życia”, począwszy od wprowadzenia ich do systemu, przez weryfikację, uzupełnienia, akceptację osoby zarządzającej i zatwierdzenie przez księgowość. Pomaga to nie tylko w obsłudze faktur, ale również w przygotowywaniu umów oraz w obsłudze innej dokumentacji pracowniczej.  

XLE DMS obsługuje następujące procesy: 

W przypadku mniejszych potrzeb automatyzacji, oferujemy dodatek XLE Mini DMS. To uproszczona wersja dodatku XLE DMS. Do działania potrzebuje następujących modułów enova365:  

• DMS – umożliwia obsługę podglądu załączników w asystencie 

• jeden z: E-mail / CRM / Handel / Projekty – umożliwia dostęp do poczty 

• jeden z: Księga Podatkowa / Księga Handlowa / Faktury / Handel - umożliwia dostęp do dokumentów ewidencji. 

Dzięki intuicyjnemu dodatkowi XLE MINI DMS można uprościć i zautomatyzować procesy:  

• poprawnego wprowadzania dokumentów do systemu, 

• klasyfikacji dokumentów ze względu na ich rodzaj,  

• wprowadzania różnych rodzajów definicji dokumentów,  

• dodawania dodatkowych załączników do dokumentów w bazie 

• księgowania dokumentów po ich zaakceptowaniu. 

W ramach dodatku XLE MINI DMS poza utworzeniem nowego dokumentu ewidencji z podpiętym załącznikiem są dostępne jeszcze 2 opcje:  

🔹podpięcia załącznika pod już istniejący dokument 

🔹podglądu załącznika. 

Etap możemy przypisać do określonych osób, które mają za zadanie dokonania wstępnej weryfikacji dokumentu i wybrania ścieżki, którą ma dalej podążać. 

Zależy Ci na sprawnym wdrożeniu systemu DMS? Skontaktuj się z nami!

Zależy Ci na kompleksowym wsparciu przy wdrożeniu systemu ERP enova365 wraz z dodatkami związanymi z DMS? Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Na co dzień specjalizujemy się w tym obszarze i możemy dopasować DMS enova365 do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Przygotujemy dla Ciebie system informatyczny oraz poprowadzimy wdrożenie enova365 w Twojej organizacji. Jesteśmy Autoryzowanym Partnerem tego oprogramowania i nasze usługi świadczymy dla Klientów z całej Polski. Zapraszamy do kontaktu. Z nami każde wdrożenie jest szyte na miarę.