System DMS w enova365 z dodatkami XLE

W obszarze zarządzania firmą wykorzystuje się różnego rodzaju programy i systemy. Wśród nich znajduje się popularny System DMS (ang. Document Management System). To narzędzie, które pozwala na katalogowanie dokumentów i załączników w systemie informatycznym, wspiera tworzenie, przepływ i ewidencję dokumentów w przedsiębiorstwie, minimalizuje papierowe dokumenty w obiegu, poprawia organizację i porządek w dokumentacji i tym samym pozwala na oszczędność czasu, wzrost efektywności zarządzania dokumentami zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo. Sprawdź, jakie daje to korzyści oraz poznaj przygotowane przez nas dodatki do systemu ERP enova365.  

System DMS - Jakie korzyści daje wdrożenie w firmie?

Dlaczego warto wdrożyć system DMS w swojej firmie? Przemawia za tym kilka podstawowych argumentów. Przede wszystkim w ten sposób można zoptymalizować koszty prowadzenia firmy, ponieważ redukuje się potrzebę drukowania dokumentów papierowych, oszczędza się czas związany z ich administracją, jak też zwiększa się bezpieczeństwo organizacji. DMS pozwala na odwzorowanie i modyfikację ścieżek obiegu dokumentów oraz odnotowanie w historii całego przebiegu procesu ze wskazaniem kto i kiedy dokonał danej akcji w procesie. Co więcej, możemy zminimalizować ilość błędów czy pomyłek - poprzez wykorzystanie weryfikatorów elektronicznych formularzy, które nie pozwolą na duplikaty dokumentów, czy też na przekazanie dalej procesu z błędem lub z niewypełnionymi danymi. Nie bez znaczenia jest też zapewnienie pracownikom szybkiego dostępu do dokumentacji zgodnego z posiadanymi uprawnieniami. Odpowiednio wdrożony i wykorzystywany system DMS to cenne wsparcie w codziennym funkcjonowaniu firmy. W enova365 w połączeniu z modułami Workflow i WebApi (Harmonogram zadań), CRM lub e-Mail oraz XLE DMS stanowią sprawny i zautomatyzowany system elektronicznego obiegu dokumentów. 

Czym jest oprogramowanie DMS w enova365?

W dużym skrócie jest to to moduł w systemie enova 365 wykorzystywany do tworzenia nowych dokumentów, ich ewidencji w systemie poprzez “kontrolę” i przechowanie w jednym miejscu. enova365 system DMS jest wyposażony w dodatek ułatwiający wprowadzanie danych do systemu i do rozpoznawania tekstów z plików graficznych i pdf - OCR. 

Funkcjonalności system DMS enova365

enova365 DMS pozwala na: 

• kategoryzację dokumentów trafiających do programu, 
• zarządzanie formularzami dla konkretnych typów dokumentów i dostosowywanie ich do potrzeb użytkownika, by przechowywać potrzebne dane dotyczące załączników trafiających do systemu enova365 (dokumentów, obrazów etc.), 
• kontrolowanie dostępu do konkretnych załączników i typów dokumentów, 
• generowanie własnych list dla dokumentów wprowadzanych do systemu, które pozwolą na sprawne odszukanie konkretnych dokumentów, danych lub załączników, 
• powiązanie wprowadzanych dokumentów z innymi elementami systemu. 

Gdzie można wykorzystać system DMS enova365?

Funkcję enova365 i system DMS wykorzystasz w obszarach: Procesy, Handel i magazyn, Sprzedaż i CRM, Kadry Płace i HR, Finanse i księgowość. 

Narzędzie DMS ma wbudowany zestaw funkcji, które ułatwiają pracę na danym dokumencie. Im lepszy zestaw funkcjonalności w danym DMS, tym więcej opcji sprawniejszego dysponowania dokumentem. 

Powiązanym elementem tego rozwiązania jest często system Workflow, który pozwala określić sposób przepływu informacji od momentu wejścia dokumentu w system, przez przetwarzanie, opisy dokumentu, dekretację, akceptację, aż po jego archiwizację. W zakresie komplementarnej funkcjonalności system DMS i Workflow należy wspomnieć o zintegrowanej pracy w obszarach z zastosowaniem automatyzacji obiegu dokumentów i budowania zasobów dokumentacji cyfrowej. 

Obieg może następować zarówno pomiędzy pracownikami tego samego działu, jak i różnymi działami, a nawet oddziałami przedsiębiorstwa. Dedykowane rozwiązanie tego typu przygotowano w systemie ERP enova365. Jako XLE specjalizujemy się w jego wdrożeniach oraz oferujemy szereg przydatnych dodatków, które jeszcze bardziej rozbudowują funkcjonalności systemu enova365.  

Autorski dodatek XLE DMS enova 365 

Bazując na wieloletnim doświadczeniu zarówno w pracy z wykorzystaniem oprogramowania ERP, jak i wdrażając systemy informatyczne w różnych firmach, wypracowaliśmy nasze własne rozwiązanie, które jest dodatkiem do enova365 system DMS – XLE_DMS. Oznacza to, że jest to aplikacja zintegrowana z systemem enova365, a nie odrębny byt, podobnie jak i inne nasze autorskie dodatki do systemu enova365. 

Do działania potrzebuje następujących modułów enova365: 

• DMS 
• Workflow 
• Konfigurator Workflow i DMS 
• E-mail lub CRM, czy też Projektów (w projektach jest uwzględniony CRM) 
• 1 tabela dodatkowa lub licencje podstawowe w platynie. 

Kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie dzięki oprogramowaniu system DMS enova365 

Podkreślamy, że prawidłowe wdrożenie narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów usprawni wyszukiwanie określonych dokumentów, pracę na nich oraz archiwizację z zachowaniem bezpieczeństwa danych. Należy mieć na uwadze, że możemy określić, jakie typy załączników są dopuszczalne do pobrania do systemu przedsiębiorstwa (np. można zakazać plików wykonujących .exe, czy pdf z zaszytymi skryptami). Zarządzenie załącznikami pozwala na dostosowanie do polityki bezpieczeństwa danej firmy. 

System DMS XLE - konfiguracja

Konfiguracja XLE system DMS umożliwia odwzorowanie rzeczywistego obiegu dokumentów w wersji elektronicznej. Pozwala między innymi na: 

• skonfigurowanie w systemie działów odpowiadających komórkom organizacyjnym funkcjonującym w przedsiębiorstwie. Działy w systemie zrzeszają użytkowników o różnych zakresach uprawnień zapewniając, że dokumenty w obiegu w danym dziale przebiegają według zasad funkcjonujących w tym dziale (dla każdego działu możemy skonfigurować indywidulaną ścieżkę dla dokumentów), a także ograniczają widoczność przetwarzanych dokumentów w obrębie danego działu. Jeden użytkownik może należeć do wielu działów. 
• skonfigurowanie w systemie ról, które będą określać zarówno stopień uprawnień, funkcję pełnioną w procesie jak i sposób przypisania zadań dotyczących procesu. Proces trafiający do roli, trafi do wszystkich operatorów przypisanych do danej roli. Podjęcie zadania przez jednego operatora sprawi, że nie będzie wymagane działanie pozostałych operatorów o danej roli. 
• skonfigurowanie i rozdzielenie w systemie skrzynek pocztowych, na które trafiają dokumenty, w zależności od typu dokumentu. Przypisanie konkretnej skrzynki do procesu i działu pozwala na rozdzielanie korespondencji i zadań w procesie już od momentu otrzymania maila, zeskanowanego dokumentu w systemie. 

System DMS enova365 - Automatyzacja procesów w firmie

Przygotowany przez nas dodatek pomoże Ci zautomatyzować i uprościć takie procesy jak: 

• poprawnego wprowadzania dokumentów do systemu; 

• weryfikacji wprowadzanych dokumentów przez upoważnione osoby; 

• klasyfikacji dokumentów ze względu na ich rodzaj; 

• akceptacji dokumentów przez upoważnione do tego osoby, z opcją ustawienia progów kwotowych dla weryfikacji i akceptacji dokumentów, z możliwością wprowadzenia ograniczenia, by powyżej danego progu kwotowego wymagana była dodatkowa akceptacja wskazanego operatora; 

• księgowania dokumentów po ich zaakceptowaniu; 

• komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami decyzyjnymi i dodawania komentarzy stanowiących adnotacje do procesu i dokumentu; 

• ustanawiania własnych ścieżek dla dokumentów dopasowanych do potrzeb i specyfiki branży. 

W praktyce oznacza to, że moduł “XLE DMS” ułatwia pracę z dokumentami na każdym etapie ich „życia”, począwszy od wprowadzenia ich do systemu, przez weryfikację, uzupełnienia, akceptację osoby zarządzającej i zatwierdzenie przez księgowość. Pomaga to nie tylko w obsłudze faktur, ale również w przygotowywaniu umów oraz w obsłudze innej dokumentacji pracowniczej.  

XLE DMS obsługuje następujące procesy: 

W przypadku mniejszych potrzeb automatyzacji, oferujemy dodatek XLE Mini DMS. To uproszczona wersja dodatku XLE DMS. Do działania potrzebuje następujących modułów enova365:  

• DMS – umożliwia obsługę podglądu załączników w asystencie 

• jeden z: E-mail / CRM / Handel / Projekty – umożliwia dostęp do poczty 

• jeden z: Księga Podatkowa / Księga Handlowa / Faktury / Handel - umożliwia dostęp do dokumentów ewidencji. 

Dzięki intuicyjnemu dodatkowi XLE MINI DMS można uprościć i zautomatyzować procesy:  

• poprawnego wprowadzania dokumentów do systemu, 

• klasyfikacji dokumentów ze względu na ich rodzaj,  

• wprowadzania różnych rodzajów definicji dokumentów,  

• dodawania dodatkowych załączników do dokumentów w bazie 

• księgowania dokumentów po ich zaakceptowaniu. 

W ramach dodatku XLE MINI DMS poza utworzeniem nowego dokumentu ewidencji z podpiętym załącznikiem są dostępne jeszcze 2 opcje:  

🔹podpięcia załącznika pod już istniejący dokument 

🔹podglądu załącznika. 

Etap możemy przypisać do określonych osób, które mają za zadanie dokonania wstępnej weryfikacji dokumentu i wybrania ścieżki, którą ma dalej podążać. 

System DMS: Zależy Ci na sprawnym wdrożeniu ? Skontaktuj się z nami!

Zależy Ci na kompleksowym wsparciu przy wdrożeniu systemu ERP enova365 wraz z dodatkami związanymi z DMS? Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Na co dzień specjalizujemy się w tym obszarze i możemy dopasować DMS enova365 do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Przygotujemy dla Ciebie system informatyczny oraz poprowadzimy wdrożenie enova365 w Twojej organizacji. Jesteśmy Autoryzowanym Partnerem tego oprogramowania i nasze usługi świadczymy dla Klientów z całej Polski. Zapraszamy do kontaktu. Z nami każde wdrożenie jest szyte na miarę.