Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z software enova365

Kompleksowe przygotowanie firm na KSeF z XLE – Autoryzowanym Partnerem enova365

Zgodnie z najnowszym harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie 1 lipca 2026 roku – dla większości podatników VAT. Choć pierwotnie termin ten był wyznaczony na 1 lipca 2024, został przesunięty ze względu na konieczność dopracowania rozwiązań technicznych i zapewnienia większego bezpieczeństwa wdrożenia.

KSeF umożliwia przesyłanie, odbieranie, przechowywanie i archiwizowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, a także zapewnia wgląd w nie ze strony organów skarbowych. Choć system ten usprawnia wiele procesów, jego wdrożenie wiąże się z koniecznością odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technologicznego.

Dlaczego warto zintegrować enova365 z KSeF?

enova365 to jeden z nielicznych systemów ERP, w którego skład wchodzi pełna, bezpłatna integracja Krajowego Systemu e-faktur już w ramach standardowej licencji – bez dodatkowych modułów, opłat czy konieczności korzystania z zewnętrznych integratorów.

Wdrożenie enova365 z obsługą KSeF pozwala:

spełnić nowe obowiązki ustawowe bez stresu i chaosu,
zautomatyzować cały proces fakturowania i komunikacji z KSeF,
znacząco odciążyć zespół finansowo-księgowy,
zachować zgodność z przepisami i terminami urzędowymi.

Dodatkowo, integracja z enova365 to również korzyści w postaci:

cyfrowego archiwum faktur (moduł DMS),
automatycznej dekretacji i księgowania dokumentów (moduł Faktury),
elektronicznych obiegów akceptacji (moduł Workflow),
pełnej kontroli nad procesem sprzedaży, zamówień i stanów magazynowych (moduł Handel).

Jakie korzyści zapewnia KSeF?

Od strony Krajowego Systemu e-Faktur może budzić pewne obawy samych przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać o tym, że system został zaprojektowany w taki sposób, aby zapewnić firmom dodatkowe udogodnienia. Przystępując do KSeF możesz liczyć na następujące korzyści:

wygodny wgląd w faktury ustrukturyzowane z ostatnich 10 lat,
usprawniony obieg dokumentów,
bezpłatny dostęp do archiwum,
darmowa platforma EDI,
krótszy termin zwrotu VAT,
brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur,
brak konieczności samodzielnej archiwizacji faktur,
możliwość szybkiego zwolnienia z JPK na żądanie,
możliwość łatwej i szybkiej integracji z oprogramowaniem ERP enova365.

Wyzwania Krajowego Systemu e-Faktur

Biorąc pod uwagę pewne wyzwania, jakie niesie ze sobą przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy powinni odpowiednio przygotować się na zmiany. Z tego właśnie względu zalecane jest wcześniejsze dobrowolne przystąpienie do systemu, co pozwoli na wdrażanie zmian we własnym tempie.

Dla dużych firm oraz organizacji realizujących wiele transakcji w skali miesiąca oznacza to:

konieczność przeorganizowania procesu fakturowania,
dostosowanie systemów księgowych i ERP do obsługi e-faktur ustrukturyzowanych,
przeszkolenie pracowników w zakresie nowych procedur.

📌 Eksperci, w tym firmy wdrożeniowe oraz doradcy podatkowi, zdecydowanie zalecają wcześniejsze, dobrowolne przyłączenie się do systemu. Takie podejście niesie za sobą szereg zalet:

pozwala na spokojne przetestowanie integracji z KSeF w warunkach rzeczywistych, bez presji terminów ustawowych,
umożliwia płynne przejście na e-fakturowanie w rytmie organizacji, bez ryzyka błędów i dezorganizacji w momencie wejścia przepisów w życie,
zapewnia dostęp do dodatkowych benefitów – takich jak szybszy zwrot VAT, elektroniczne archiwum faktur czy lepsza kontrola nad obiegiem dokumentów.

enova365 – system ERP, który oferuje pełną, bezpłatną integrację z KSeF

Wielu przedsiębiorców na pewno ucieszy wiadomość, że już teraz możliwa jest sprawna i bezpieczna integracja KSEF z enova365, czyli rozbudowanym oprogramowaniem ERP do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Co szczególnie istotne, w odróżnieniu od innych oprogramowań, Klienci enova365 mają w standardzie zagwarantowaną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Jest to usługa bezpłatna. Integracja KSEF z enova365 została przygotowana w taki sposób, aby zapewnić przedsiębiorcom intuicyjne i proste korzystanie z nowych funkcji, które zapewnią wysyłanie oraz odbieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur za pośrednictwem oprogramowania ERP.

Warto zauważyć, że kluczowe zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur pod wieloma względami przypominają elektroniczną wymianę danych (EDI). Taka możliwość jest dostępna w oprogramowaniu enova365 od wielu lat. Po integracji w programie pojawi się zakładka, która umożliwi wykonywanie czynności służących do przesłania faktury w trybie elektronicznego obiegu dokumentów. Co ważne, oprogramowanie enova365 jest przystosowane do odczytywania plików w formacie XML zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów. Można jednak uzyskać podgląd typowy dla formatu PDF, co pozwoli wygodnie sprawdzić poprawność wszystkich danych. Integracja KSEF z enova 365 pozwoli szybko i sprawnie wdrożyć wymagane zmiany w przedsiębiorstwie.

Wysyłanie i odbieranie faktur KSeF w enova365

Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z oprogramowaniem ERP enova365 umożliwi łatwe i wygodne wystawianie oraz odbieranie faktur.

Dla firm, które korzystają z enova365, ta transformacja cyfrowa jest szczególnie prosta – dzięki pełnej, bezpłatnej integracji z KSeF oraz możliwościom automatyzacji fakturowania i archiwizacji dokumentów.

Poniżej przygotowaliśmy instrukcje dla obu czynności.

Wysyłanie faktur KSeF w enova365:

Zaloguj się do systemu.
Wystaw dokument sprzedaży za towar lub usługę.
Zatwierdź fakturę.
Wysłanie faktury do KSeF jest możliwe na dwa sposoby. Pierwszy sposób to wykorzystanie funkcji znajdującej się w czynnościach. Drugi sposób to skorzystanie z funkcji widocznej na zakładce na fakturze. System enova365 będzie domyślnie podpowiadał definicję komunikatu potrzebną do wysłania e-faktury do krajowego systemu.
Po krótkim czasie oczekiwania otrzymasz wewnętrzny numer KSeF, unikatowy dla każdej faktury.
Przesłana faktura może być już odebrana przez kontrahenta.

Odbieranie faktur KSeF w enova365:

Zaloguj się do systemu.
Z bazy danych przypisanej do danego NIP-u pobierz fakturę do ewidencji. Wybierz przedział czasowy, z którego chcesz pobrać faktury. Dokumenty możesz pobierać pojedynczo i grupowo.
Pobrane faktury są zapisywane na dysku lokalnym we wskazanej lokalizacji, skąd mogą być zaimportowane do oprogramowanie enova365.
Wybierz funkcję wbudowaną: Krajowy System e-Faktur import, a następnie wybierz pliki, które chcesz zaimportować do programu.

Dużym wsparciem dla przedsiębiorców jest outsourcing księgowości. Sprawdź usługi Biura Rachunkowego NEOFIN – informatycznie z enova365!

Dlaczego warto działać już teraz?

💡 Korzystając z oferty XLE i enova365, zyskujesz:

gotowy do integracji system enova365,
wsparcie wdrożeniowe przez doświadczonego partnera,
promocję do -25% na wybrane moduły (Handel, Faktury, DMS, Workflow) do 30.09.2025,
bezpieczeństwo i zgodność z przepisami KSeF.

Wdrożenie KSeF z XLE

Nie czekaj na ostatnią chwilę. Zamiast traktować KSeF jako trudny obowiązek, zamień go w szansę na cyfrową transformację procesów w Twojej firmie.

👉 Skontaktuj się z XLE – Autoryzowanym Partnerem enova365 i dowiedz się, jak przygotować swoją firmę na zmiany:

Sprawdź więcej informacji o wdrożeniach enova365 przez XLE

Najczęściej zadawane pytania o KSeF i enova365

KSeF – najczęściej zadawane pytania

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową (KAS), służąca do przesyłania, odbierania, weryfikacji i archiwizacji tzw. faktur ustrukturyzowanych.

To nowy model fakturowania, który:

całkowicie eliminuje papierowy i tradycyjny (PDF) obieg faktur,
wprowadza jeden, wspólny format dokumentu (XML zgodny ze strukturą FA),
zapewnia bieżący wgląd w transakcje przez administrację skarbową,
umożliwia bezpłatne i długoterminowe przechowywanie faktur w systemie państwowym.

Docelowo KSeF ma poprawić przejrzystość rozliczeń, ograniczyć nadużycia podatkowe oraz uprościć kontrolę skarbową.

Wystawca faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) ma obowiązek:

✅ wystawiać faktury w formacie ustrukturyzowanym (XML zgodnym z aktualną strukturą FA),
✅ wysyłać je do KSeF w celu nadania numeru identyfikującego (UUID) – dopiero taki dokument jest uznawany za wystawiony,
✅ zapewnić kontrahentowi dostęp do faktury – poprzez KSeF lub alternatywnie np. informację o jej wystawieniu (jeśli odbiorca nie korzysta jeszcze z KSeF),
✅ uwzględniać numer identyfikacyjny faktury z KSeF w dokumentacji (np. podczas korekt czy zwrotów),
✅ prowadzić ewentualne korekty również w systemie KSeF, zgodnie z obowiązującym zakresem danych.

Choć odbiorca nie ma obowiązku aktywnego pobierania faktur z KSeF (szczególnie na etapie dobrowolnym), to po autoryzowanym zalogowaniu się do systemu może uzyskać dostęp do wystawionych dla niego faktur i zaimportować je do swojego systemu księgowego.

Odbiorca faktury w KSeF ma możliwość:

✅ pobierania wystawionych dla niego faktur bezpośrednio z systemu KSeF (po uwierzytelnieniu),
✅ sprawdzenia poprawności danych zawartych na fakturze,
✅ automatycznego importu faktur do własnego systemu księgowego lub ERP, jeśli jego oprogramowanie posiada integrację z KSeF (np. enova365),
✅ przeglądania historii i statusu dokumentów, np. weryfikacji, czy faktura została wystawiona lub skorygowana.

💡 W momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy (od 1 lipca 2026 r.), odbiorca nie będzie otrzymywał faktur drogą mailową ani w PDF — faktura będzie dostępna wyłącznie w systemie KSeF i/lub poprzez zintegrowane oprogramowanie (np. enova365 z modułem Faktury).

Uwaga: aby odbierać faktury w KSeF, konieczne będzie nadanie odpowiednich uprawnień do odbioru w systemie – np. dla biura rachunkowego lub działu księgowości.

Zgodnie z najnowszymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został przesunięty i wejdzie w życie 1 lipca 2026 roku dla większości podatników VAT.

📌 Nowy harmonogram wdrożenia prezentuje się następująco:

od 1 lipca 2026 r. – obowiązek dla wszystkich czynnych podatników VAT,
termin dla podatników zwolnionych z VAT (np. z tytułu obrotu lub podmiotowo) ma zostać określony w kolejnych etapach legislacyjnych.

Warto jednak zaznaczyć, że już teraz można dobrowolnie korzystać z KSeF – co rekomendują zarówno Ministerstwo Finansów, jak i dostawcy systemów ERP (w tym enova365). Dzięki temu firmy mogą wcześniej:

przetestować system,
zautomatyzować procesy,
wdrożyć odpowiednie oprogramowanie i procedury,
przeszkolić zespół bez presji czasowej.

💡 Wczesne przyłączenie się do KSeF to mniejsze ryzyko, większa płynność i lepsze przygotowanie na cyfrową zmianę.

Jedną z największych zalet enova365 jest to, że integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) jest dostępna bez dodatkowych opłat – już w ramach standardowej licencji systemu.

🔹 Oznacza to, że:

nie trzeba kupować osobnych modułów ani zewnętrznych integratorów,
wysyłka i odbiór faktur ustrukturyzowanych odbywa się bezpłatnie,
użytkownicy enova365 otrzymują aktualizacje zgodne z obowiązującymi przepisami w ramach abonamentu.

Dodatkowo, dla firm, które chcą przygotować się do KSeF kompleksowo, producent oferuje specjalną promocję do 30.09.2025:

🎯 Nawet 25% zniżki na wybrane moduły wspierające pracę z KSeF:

Faktury – automatyczne rozliczenia dokumentów sprzedaży i zakupu,
DMS – elektroniczne archiwum i obieg dokumentów,
Workflow – cyfrowy obieg akceptacji i zgód,
Handel – zarządzanie sprzedażą, zamówieniami i magazynem.

📞 Wdrożenie systemu oraz dostosowanie go do specyfiki Twojej firmy realizuje XLE – Autoryzowany Partner enova365, który zapewnia analizę, konfigurację, szkolenie i wsparcie powdrożeniowe.

Skontaktuj się z XLE – Autoryzowanym Partnerem producenta oprogramowania enova365!

Formularz kontaktowy