Spis treści
KSeF - nowy projekt ustawy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma teleinformatyczna służąca do weryfikacji, przechowywania oraz przesyłania do odbiorcy faktur w formie elektronicznej.
KSeF aktualnie jest dobrowolny, ale najprawdopodobniej od 1 lipca 2024 r. będzie obowiązywać przedsiębiorców - czynnych podatników VAT, a od 2025 r. wszystkich prowadzących działalność na terenie Polski. “Najprawdopodobniej”, jako że dotychczas terminy były przesuwane kilkakrotnie. Najnowsza wersja projektu Krajowego Systemu e-Faktur została opublikowana 16 marca 2023 r. i jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów.
Ustawa (Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076), zwaną SLIM VAT 2) definiuje też fakturę ustandaryzowaną. To e-faktura, która zawiera zdefiniowane w przepisach informacje i występuje w formacie XML, której KSeF nadaje numer identyfikacyjny. Przedsiębiorstwa mogą je wystawiać w programie informatycznym, który jest zintegrowany z KSeF.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna:
Korzyści z KSeF - czy odczuwalne bez ERP typu enova 365?
- nie będzie obowiązku przechowywania faktur u siebie - będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione
- usprawnienie procesowania faktur, dzięki czemu zwroty VAT będą szybsze
- mniejsze zaangażowanie przedsiębiorców podczas kontroli administracji skarbowej
By odczuć korzyści z wprowadzonego Krajowego Systemu e-Faktur, każdy przedsiębiorca powinien mieć dostęp do odpowiedniego narzędzia do zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi, jakim jest z pewnością enova365.
enova365 to system ERP oferujący funkcjonalności m.in. w zakresie procesów fakturowania. Oprogramowanie to jest już dostosowane do Krajowego Systemu e-Faktur – tak jak i w przypadku innych zmian w przepisach prawa, system jest zawsze na bieżąco!
W systemie enova 365 można skonfigurować m.in. automatyczne generowanie e-faktur, a także ustawienia dotyczące przesyłania faktur do KSeF oraz odbierania informacji zwrotnych na temat ich statusu. enova365 posiada mechanizmy walidacji i weryfikacji danych na fakturze, co pomaga w uniknięciu błędów przy ich wystawianiu. Ponadto można dokonać przesłania e-faktury do odbiorcy wraz z załącznikami, co jest istotne, jako że nie ma możliwości dodawania załączników do faktury w KSeF.
Wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych
Przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury papierowe będą zmuszeni do przejścia na wersje elektroniczne. Jeśli nie korzystają z księgowości online, będą mogli korzystać z rządowej aplikacji e-Mikrofirma. Za pośrednictwem KSeF faktury trafią do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Projektowana ustawa uchyli też możliwość wystawiania faktur za pomocą kasy fiskalnej. Na kasie fiskalnej będzie można wystawiać jedynie paragon fiskalny.
e-faktury ustrukturyzowane nie będą wystawiane w sytuacji, gdy nabywcą towarów lub usług jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
W przypadku awarii systemu lub innej okoliczności uniemożliwiającej skorzystanie z platformy, fakturę będzie można wystawić w trybie offline, ale taka faktura nie będzie mogła zostać od razu wysyłana do systemu KSeF, dlatego za datę jej wystawienia uznawana będzie data wskazana przez podatnika na tej fakturze w odpowiednim polu, a nie data przesłania faktury do KSeF. Wystawiający faktury obowiązany będzie do opatrzenia dokumentu kodem weryfikującym i przekazania jej nabywcy.
Format ustrukturyzowany nie będzie obowiązywał w stosunku do wszystkich rodzajów faktur i nie dotyczy np. kontrahentów zagranicznych.
Proces fakturowania z udziałem KSeF:
- założenie konta przez przedsiębiorcę na platformie KSeF wraz z zadeklarowaniem listy osób uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur,
- przygotowanie faktury w programie księgowym przedsiębiorcy i przesłanie autoryzowanej za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego faktury do KSeF bezpośrednio z programu ERP,
- weryfikacja na bramce KSeF poprawności dokumentu, przydzielenie fakturze numeru identyfikacyjnego i oznaczenie daty wystawienia (otrzymanie faktury ustrukturyzowanej); w przypadku błędów lub braków na fakturze, bramka weryfikująca odrzuca dokument,
- powiadomienie z KSeF dotyczące poprawności faktury do wystawcy faktury,
- powiadomienie adresata faktury o wystawionym dokumencie - najlepiej jeśli system księgowy wystawcy posiada funkcję wysyłki automatycznego powiadomienia o wystawieniu faktury, jak również przesłania tej faktury wraz z załącznikami (jako że załączniki nie są do pobrania przez KSeF),
- pobranie e-faktury z KSeF przez jej odbiorcę i importowanie do systemu ERP odbiorcy jako faktura zakupu.
Od 1 stycznia 2022 r. funkcjonuje wersja produkcyjna systemu, z której przedsiębiorcy mogą korzystać pamiętając, że faktura przesłana do KSeF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego. Można też przetestować platformę bez weryfikacji dokumentów w systemie i bez konsekwencji prawnych.
Narzędzia te dostępne są na stronie internetowej ministerstwa.
Poznaj korzyści z wdrożenia oprogramowania ERP enova365 - przeczytaj referencje od Klientów XLE, Autoryzowanego Partnera enova365.
Sprawdź też, jak biuro rachunkowe NEOFIN może wesprzeć Twoją firmę w prowadzeniu księgowości - obsługa firm z całej Polski!
Nasz Konsultant przedstawi Ci ofertę ERP enova365.
Zadzwoń lub napisz: Kontakt z biurem XLE ▪️ Autoryzowany Partner enova365 ▪️
Obrazek wyróżniający artykułu autorstwa Freepik
