Narzędzie dla Narzędzi
O Firmie
Narzędzia Sp. z o.o. to firma, która produkuje narzędzia pneumatyczne, prowadzi ich sprzedaż i dystrybucję, oraz prowadzi profesjonalny serwis narzędzi. Obecnie współpracuje bezpośrednio z wieloma producentami narzędzi z Europy, a także wieloma producentami z Chin, Japonii, USA i Tajwanu. Firma importuje bezpośrednio z fabryk liczne marki produktów, co dla klientów oznacza dobre ceny i szybkie dostawy. Z wieloma producentami pracuje na zasadzie wyłączności na swoim terenie działalności. Nasz podstawowa działalność to produkcja, sprzedaż i serwis pneumatyki, ale sprzedajemy również elektronarzędzia, narzędzia ręczne, agregaty prądotwórcze, maszyny budowlane, oraz pełną gamę narzędzi pomocniczych i akcesoriów niezbędnych w przemyśle i budownictwie.
System enova365 sprawdził się jako rozwiązanie dla firmy handlowo-usługowej dzięki jego budowie modułowej. Pozwoliło to na dobór odpowiedniej funkcjonalności dla branży, w której działa klient oraz dał przestrzeń na dalszy rozwój. Zawansowany sposób przydzielania uprawnień przełożył się na stworzenie stanowisk odpowiednich dla funkcji poszczególnych członków zespołu.
Wdrożono
Moduły podstawowe
- ➢ Handel
- ➢ Serwis
- ➢ CRM
- ➢ DMS
- ➢ Workflow
- ➢ Księga Handlowa
- ➢ Księga Inwentarzowa
- ➢ Kadry i płace
- ➢ Delegacje
- ➢ Pulpit kontrahenta
Moduły dodatkowe
- ➢ Elektroniczne Wyciągi Bankowe
- ➢ Harmonogram Zadań
- ➢ SMS
- ➢ CRM Outlook
Wyzwania
Przed wdrożeniem nowego systemu ERP firma korzystała z programu, który nie dawał możliwości rozbudowy i dopasowania do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa oraz wymagań Właścicieli. Dynamiczny rozwój firmy niósł za sobą potrzebę wprowadzenia większej możliwości monitorowania działań handlowych i pracy działu serwisowego oraz przyśpieszenia przepływu danych między oddziałami, jak i na linii pracownik – zarząd oraz firma – biuro rachunkowe. Ze względu na pracę w różnych lokalizacjach, różnorodność realizowanych zamówień i ilość zleceń serwisowych, Właściciele potrzebowali rozwiązania umożliwiającego bieżącą analizę skuteczności działań handlowców, wielkości sprzedaży i kosztów oraz rentowności działu serwisowego. Zarząd poszukiwał elastycznego rozwiązania, które umożliwiłoby jego dostosowanie do potrzeb firmy, a także zapewniło stabilność i kompleksową funkcjonalność w takich obszarach, jak: sprzedaż, zakupy, serwis oraz księgowość i finanse. Chcąc usprawnić komunikację w firmie, Właściciele zdecydowali o wprowadzeniu procesów workflow oraz digitalizacji dokumentów kosztowych.
Główne wyzwania:
➢ zachowanie ciągłości pracy
operacyjnej,
➢ migracja wielotysięcznej bazy
towarów,
➢ szkolenie przy rozproszonej
działalności.
„Od wielu lat tłumaczymy naszym Klientom, że warto zainwestować w dobre narzędzia, które pozwolą zrobić pracę mniejszym kosztem i szybciej, program enova365 dokładnie realizuje to wyzwanie. By Firma mogła się rozwijać potrzebuje dobrych rozwiązań systemowych i oprogramowania, które nie będzie tego rozwoju hamować. Enova365 to dobre rozwiązanie, które szczerze polecam.” Józef Kisielewski – prezes zarządu
Rozwiązanie
Na podstawie analizy wymagań użytkownika, wdrożone zostało rozwiązanie dla działu handlowego oparte o moduły CRM i Handel. Skonfigurowany został obieg dokumentów handlowych od oferty dla klienta, przez zapotrzebowania towarowe, zamówienie do dostawcy aż po przyjęcie na magazyn, zapewniając spójną obsługę procesów w imporcie, dostawach wewnątrzwspólnotowych i dostawach krajowych. Dział serwisu uzyskał narzędzie do rejestrowania, wyceny oraz fakturowania zleceń serwisowych.
Wśród wielu udogodnień, jakie wprowadzono warto wymienić:
- możliwość seryjnego dodawania zleceń (wiele urządzeń – jeden klient),
- wycenę zlecenia serwisowego, wycenę zbiorczą (wiele urządzeń – jeden klient),
- weryfikację części zamówionych i pobranych na poczet zlecenia przez całe jego trwanie,
- oznaczenie części na gwarancji dające możliwość późniejszego rozliczenia z gwarantem,
- fakturowanie zlecenia na podstawie wyceny i zużytych części nie objętych gwarancją,
- dedykowane szablony mailowe do infomowania o statusie zlecenia.
Rozliczenia z gwarantami
Firma świadczy zarówno usługi napraw płatnych – pogwarancyjnych, jak i gwarancyjnych. Zlecenia, które są kwalifikowane jako gwarancyjne są następnie rozliczane z gwarantami. Ciekawym zagadnieniem do rozwiązania była możliwość raportowania do rozliczeń oraz występowanie zleceń „mieszanych” tj. sytuacji, kiedy nie każda część użyta do realizacji zlecenia jest na gwarancji producenta.
Korzyści z digitalizacji dokumentów
➢ obniżenie kosztów prowadzenia działalności – minimalizacja liczby wydruków,
➢ oszczędność czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów,
➢ kontrola dostępu – rejestracja działań wykonanych na pliku
➢ stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia,
➢ łatwość w przekazywaniu dokumentu do działu księgowości,
➢ bezpieczeństwo dokumentacji
OBIEG DOKUMENTÓW
Zaproponowany proces obiegu dokumentacji w firmie miał charakter kompleksowy, obejmujący centralę firmy i jej oddziały. Dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych, klient otrzymał narzędzie na miarę jego potrzeb.
Funkcjonalności uzyskane dzięki zaprogramowanemu procesowi:
- przetwarzanie wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu,
- sczytywanie danych z dokumentów pdf (OCR),
- weryfikacja poprawności danych,
- przekazywanie dokumentów do akceptacji,
- przypisywanie matrycy księgowej,
- opisywanie dokumentu i przekazywania go do działu księgowego,
- ochrona dokumentu przed błędami użytkownika,
- możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu
Zaproponowane rozwiązanie ma charakter kompleksowy, tzn. wdrożono również moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji.
Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich zamówień i faktur oraz stanu wzajemnych rozliczeń dzięki wdrożeniu Pulpitu kontrahenta. Platforma B2B pozwala im na stały i łatwy kontakt z użytkownikiem enova365 oraz dostęp do katalogu produktów oferowanych przez firmę w cenach dedykowanych dla klienta i złożenie zapytania lub zamówienia.
Rezultaty
Wspólne przeprowadzone wdrożenie doprowadziły do stanu w którym wszystkie zlecenia są rejestrowane i rozliczane. Zarząd firmy ma kontrolę nad rentownością działu serwisu a jego kierownik nad jakością i terminowością wykonywanych zleceń. Znacznej poprawie uległ proces realizacji zakupów na poczet zamówień klientów, jak i uzupełnienia stanów magazynowych w salonach. Kluczem do sukcesu okazały się odpowiednio skonfigurowane profile kompetencji. Dział handlowy generuje zapotrzebowania, które realizuje dział zakupów. Mechanizm ten otworzył drzwi do składania jednorazowo większych zamówień, a te z kolei dały możliwość negocjowania cen z dostawcami. Rezultatem wprowadzenia wsparcia dla działu zakupów stała się optymalizacja stanów magazynowych.
Koszty są opisywane we właściwy i jednoznaczny sposób dzięki funkcji przekazywania i akceptacji dokumentu przez wyznaczone osoby. Kontrola nad dokumentami kosztowymi zapewniła świadome przypisywanie kategorii kosztowych, usprawniając proces księgowania, a dzięki sprawnej analizie danych Zarząd uzyskał wsparcie do podejmowania strategicznych decyzji.