Gdańsk, listopad 2022 r.
Wiatr w żagle firmy Sail Service
case study wdrożenia enova365
przez firmę XLE Sp. z o.o.
“Dzięki współpracy z firmą XLE zwiększyliśmy zakres korzystania z systemu enova365 w obszarze handlowym i produkcyjnym, co usprawniło w firmie Sail Service realizację zleceń produkcji oraz dostaw żagli i pokrowców.”
– Wojciech Wróblewski Prezez Zarządu Sail Service Sp. z o. o.
O Firmie
Sail Service to żaglownia, której doświadczenie sięga lat 50tych, gdy funkcjonowała jako dział Stoczni Jachtowej im. J. Conrada. W 1987 r. powstała firma Sail Service. Od początku jej podstawową działalnością jest projektowanie i szycie żagli – aktualnie dla żaglowców na całym świecie, w tym dla największych żaglowców, jak też dla jachtów wyprawowych i jednostek regatowych. Ponadto firma zajmuje się szyciem pokrowców do jachtów żaglowych i motorowych.
Priorytetem Sail Service jest dostarczanie indywidualnych, przemyślanych rozwiązań oraz wsparcie klienta zarówno na etapie projektowania jak i realizacji zamówienia.
Poza produkcją Sail Service jest dystrybutorem osprzętu jachtowego i akcesoriów. Cała oferta wraz z projektowaniem dostępna jest w sprzedaży stacjonarnej w Gdańsku oraz online w e-sklepie.
Opis sytuacji biznesowej i technologicznej
przed implementacją systemu
Firma Sail Service miała wdrożone moduły enova 365 w momencie zgłoszenia się do XLE (w 2019 roku) o wprowadzenie rozwiązań, które pozwolą w pełni korzystać z oprogramowania zgodnie z wymaganiami określonymi przez zarząd. Przede wszystkim potrzebny był mechanizm, który pozwoli zautomatyzować planowanie produkcji żagli i pokrowców. System miał odwzorowywać proces produkcji, by usprawnić zarządzanie procesami. Wyzwania postawione przed systemem:
- ofertowanie uwzględniające kalkulację ceny żagla z zadanymi parametrami;
- automatyczne określanie czasu produkcji, czasochłonności zamówienia, blokowanie wpisywanie wcześniejszych terminów;
- ewidencjonowanie zamówień na żagle i pokrowce;
- przekazywanie zadań między działami oraz zbieranie info powstałych na etapie produkcji, takich jak czas realizacji zadania i osoby je wykonujące, możliwość ustawiania priorytetów czynności produkcyjnych;
- podgląd do stanu realizacji zleceń dla menedżera produkcji i Handlowców;
- generowanie, analiza zapotrzebowania na materiały produkcyjne – listy tkanin spośród około 600; rodzajów do produkcji żagli i pokrowców; z uwzględnieniem opcji zamówienia wykonywanego z kilku rodzajów tkanin;
- integracja ze sklepem internetowym;
- ewidencja zleceń remontów i reklamacji;
- eksport i import danych z Excel;
- opcja zmiany danych w trakcie realizacji i przeliczenia obłożenia produkcji przez wskazanych użytkowników systemu;
- kompletacja zamówienia – w celu dostawy zamówienia w 1 przesyłce – przy zmiennych czasach realizacji różnych procesów produkcyjnych (synchronizacja zadań).
Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania – obszary i procesy objęte działaniem systemu
Autoryzowany Parter enova365 przeprowadził analizę funkcjonalności oprogramowania w stosunku do zdefiniowanych potrzeb i poza już wdrożonymi modułami w obszarze księgowości i kadrowo-płacowym, zaproponowano rozwinięcie modułu handlowo-magazynowego oraz dodanie projektów z CRM.
Z tych obszarów systemu korzysta 40 pracowników Sail Service, w tym Handlowcy, Projektanci, Menedżerowie produktu, Kontrola jakości, Pracownicy magazynu i Zarząd.
Zastosowane moduły enova365:
Moduły podstawowe
HANDEL: enova365 Handel zapewnia obsługę firmy w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu z możliwością indywidualnego dostosowania obrotu magazynowego do potrzeb przedsiębiorstwa. Moduł zapewnia również bieżącą kontrolę stanu należności i zobowiązań.
Firma Sail Service miała ten moduł zakupiony i wdrożony wcześniej, ale dopiero wdrożeniowcy XLE poprawili możliwości wykorzystania tego modułu oraz wraz z dodaniem modułu enova 365 Projekty i enova365 DMS oraz enova365 CRM, dopasowując rozwiązanie do oczekiwań firmy.
W ramach wdrożenia stworzono między innymi repozytorium dokumentów dotyczące ofertowanych produktów – a dane z repozytorium automatycznie podpinane są do ofert. Odtworzono w systemie danych z wybranej oferty z info o dacie wysyłki produkt (dot. zamówienie od odbiorcy).
3 Magazyny: Główny, Żaglownia, Ploter – zostały odzwierciedlone w systemie, w tym przejścia zasobów (tkanin) między magazynami. Zdefiniowano minimalne stany magazynowe.
Sail Service prowadzi internetowy sklep żeglarski na platformie ClickShop, eSklep, który został zintegrowany z enova365 za pomocą integratora iVend. Jest to rozwiązanie firmy KOMPAX, która to rozwiązanie w wdrożyła we współpracy z XLE.
PROJEKTY: Moduł enova365 projekty służy do planowania i kontroli realizacji budżetów projektów. Zawiera w sobie funkcjonalność modułu CRM (bez Serwisu i Wypożyczeń) oraz funkcje związane z budżetowaniem projektów. Automatyzuje proces procesu przypisywania dokumentów do projektów oraz daje możliwość przypisywania i śledzenia planów oraz ich realizacji w okresie, na etap lub narastająco. Daje również dostęp do pełnej informacji analitycznej.
Projekt produktu skupia wszystkie dane i dokumenty związane z realizacją danego zamówienia – od planowania: zapotrzebowania na tkaniny (po opisie zamówienia), terminu realizacji, wyboru osób zaangażowanych w proces, listę zadań, następnie realizację – rzeczywisty czas realizacji, poszczególne elementy produkcji (plotowanie, krojenie, szycie, wykończenie, zużycie materiału, po elementy związane z wysyłką i rozliczeniem (w tym dokumentu wydania produktu)).
CRM: Moduł enova 365 CRM wykorzystywany jest w kreowaniu, zarządzaniu i podtrzymywaniu relacji z klientami i kontrahentami. Zapewnia łatwy dostęp do informacji oraz pozwala na odwzorowanie procesu sprzedażowego począwszy od szansy sprzedaży po ofertowanie, negocjowanie czy fakturowanie zakupów, m.in. dzięki funkcjonalności lejka sprzedażowego. W firmie Sail Service, CRM został wdrożony w zestawie z modułem „Projekty”.
Poza opisanym odzwierciedleniem procesu realizacji zadań związanych z produkcją żagli, w tym module zostały skonfigurowane formatki remontów i reklamacji wraz z wydrukami – niepowiązane z projektami zgodnie z wymaganiem Klienta (rejestracja zlecenia z określonymi informacjami, uwagami, kontaktem).
DMS i KONFIGURATOR WORKFLOW: enova365 DMS (Document Management System) to moduł o charakterze ewidencyjnym, który wspiera przechowywanie, porządkowanie dokumentów w rejestrach (przychodzące / wewnętrzne / wychodzące) oraz ewidencjonowanie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. W Sail Service jest to narzędzie służące do przechowywania i podglądu załączników wprowadzanych do systemu.
Moduły dodatkowe
HARMONOGRAM ZADAŃ: enova365 Harmonogram zadań to część systemu, dzięki której akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie enova365. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania. Wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane.
Korzyści z inwestycji – jakościowe i ilościowe
Pracownicy i zarząd firmy korzystają z opisanych funkcjonalności systemu enova365 od ponad roku i wyróżniają następujące korzyści:
- usprawnienie procesu sprzedażowego i kontaktu z klientami poprzez automatyzację generowania wyspecyfikowanych ofert oraz dokumentów rozliczeniowych, możliwość podglądu do realizowanych zadań przez dział produkcji,
- eliminacja ryzyka przeoczenia zleceń oraz możliwość ich priorytetyzowania,
- ułatwienie zarządzania procesem realizacji produkcji żagli i pokrowców, w tym generowanie kolejnych zadań dla osób biorących udział w produkcji, automatyzacja przeliczania produkcji w połączeniu z gospodarką magazynową, przeliczanie czasu realizacji zleceń, synchronizacja poszczególnych elementów zlecenia w celu skompletowania zlecenia w 1 przesyłce,
- możliwość nadzoru zleceń poprzez wgląd do bieżącego stanu realizacji przez Zarząd, Handlowców, Menedżerów produkcji z opcją zmiany danych zlecenia w trakcie realizacji,
- ułatwienie zarządzania gospodarką magazynową m.in. poprzez automatyczny transfer danych między magazynami oraz generowanie zapotrzebowania na zasoby w integracji z produkcją,
- poprawa możliwości raportowania i analizy danych w procesie realizacji produkcji żagli i pokrowców, w tym wydajności produkcji na poszczególnych typach żagli,
- zmniejszenie czasochłonności wymiany informacji,
- wzmocnienie satysfakcji pracowników i wizerunku firmy.
Poznaj opinię firmy Sail Service na temat wdrożenia enova365 przez XLE:
Sprawdź inne