Wdrożenie systemu ERP enova365 Kadry Płace w firmie produkcyjnej, Gdańsk

Gdańsk, lipiec 2024 r.

ZDALNA OBSŁUGA KADR
FIRMY ATLANTA POLAND S.A.  
 
z enova365

“Nasz dział HR zyskał narzędzie, które usprawnia naszą codzienną pracę, a w świetle zmian w przepisach prawa pracy, które nastąpiły w zeszłym roku, jest dla nas niezastąpionym elementem w rozliczeniach, generowaniu dokumentów, gdzie mamy pewność, że są zgodne z wytycznymi i nie tracimy czasu na korekty.” 

– Magdalena Szyndler, Dyrektor HR i Administracji 

O Firmie

Opis sytuacji biznesowej i technologicznej
przed implementacją systemu enova365

Przedstawiciele firmy ATLANTA zgłosili się na początku 2022 r. z potrzebą wdrożenia rozwiązania dla trzech obszarów:  

1. obieg dokumentów w spółce – faktury, autoryzacja faktur, korespondencja przychodząca; 

2. rejestracja czasu pracy – stosowano czytniki, które pełniły raczej funkcje kontroli dostępu niż ewidencję czasu pracy; 

3. kadrowo-płacowy – Atlanta korzystała z autorskiego oprogramowania, który nie spełniał oczekiwań na wielu polach, gdzie np. delegacje pracowników prowadzono w formie papierowej.  

Wyzwania postawione przed systemem

• stworzenie bezpiecznego środowiska dla procesów i dokumentacji kadrowej, 

• automatyzacja rozliczeń kadrowych z uwzględnieniem integracji z zewnętrznym oprogramowaniem, 

• generowanie dekretów księgowych naliczonych list płac z podziałem na odpowiednie MPK.

Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania
– obszary i procesy objęte działaniem systemu

Zaproponowane i przyjęte rozwiązania to w pierwszym etapie zakup i wdrożenie modułu enova365 Kadry Płace wraz z Pulpitami HR.  

Dla modułu Kadry Płace w licencji złoto/platyna skonfigurowano dostępy dla 10 operatorów. 

Z Pulpitów Pracownika korzysta około 300 osób (do 500 kont), a do Pulpitów Kierownika utworzono odpowiednią liczbę dostępów.   

Użytkownicy programu mają własne dostępy wraz z odpowiednimi zakresami danych i prawami, z możliwością dodania nowych operatorów i zablokowania dostępu dla nieaktualnych oraz nadawania odpowiednich uprawnień oraz ograniczania dotychczasowych – co zostało odpowiednio zdefiniowane w systemie. 

Przeprowadzono migrację danych kadrowych z autorskiego programu Atlanty z podziałem pracowników na dwa oddziały Gdańsk i Włocławek oraz utworzono pola danych według wskazań firmy Atlanta.  

Struktura organizacyjna została zdefiniowana w systemie zgodnie z przekazanymi informacjami od Atlanta – z opcją wprowadzania zmian przez upoważnionych użytkowników systemu, oraz możliwością seryjnej zmiany wydziału i podwydziału dla zaznaczonych kilku pracowników lub wszystkich.

Zastosowane moduły enova365: 

Moduły podstawowe 

KADRY PŁACE:

enova365 Kadry Płace odwzorowuje złożoną strukturę organizacyjną firmy i spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS. Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów. System gwarantuje dozwoloną prawem pracy swobodę w definiowaniu harmonogramów czasu pracy i składników wynagrodzenia. Możliwe są również rozliczenia wielowalutowe. Aplikacja współpracuje z Programem Płatnik i rejestratorami czasu pracy.

W systemie Atlanta wprowadzono: 

1. Dane o zatrudnieniu, współpracy 

• uwzględnione są różne rodzaje umów: o pracę, zlecenia, b2b, powołanie, pracowników agencyjnych, 

• jest opcja wprowadzania umów o pracę ze stawką miesięczną oraz godzinową, netto lub brutto;  

• nominalny czas pracy pracownika zapisywany jest w postaci kalendarza; 

• zatrudniając pracownika można odwołać się do zdefiniowanej wcześniej „siatki płac”, dzięki czemu większość danych zostaje uzupełnione automatycznie; można pominąć wybór zaszeregowania definiując jednocześnie dane indywidualnie; 

• każdą z umów można zmodyfikować w zakresie opodatkowania i oskładkowania, a dodatkowo można zdefiniować swoje wzory umów; 

• skonfigurowano wieloetatowość – dla pracowników zatrudnianych na kilku etatach w Atlanta; 

• opcja wskazanie dodatkowych elementów wypłaty; 

• historyczność umów pracowników etatowych pozwala na odnotowanie wszelkich zmian warunków zatrudnienia oraz możliwość podglądu tych zmian w czasie, w tym w innych firmach i staż pacy; 

• dodano odpowiednią definicję stażu do dodatku stażowego i wprowadzając dane do kartotek jest możliwość przypisania zapisów innych niż wynikające z umowy o pracę; 

• opcja odnotowania informacji o pracy w szczególnych warunkach w systemie (kod, okres); 

• z listy umów dostępne są pewnego rodzaju operacje seryjne, np.:  
  • Nalicz umowy, Kopiuj umowy, Anuluj umowy   
  • przygotowanie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA   
  • dodawanie zleceniobiorcom nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę już istniejących.  

2. Listy płac 

• dzielone według formy zatrudnienia – etat i umowy cywilnoprawne;   

• możliwość generowanie wielu list płac tego samego typu w danym miesiącu; do każdego typu listy można tworzyć listy korygujące; 

• program umożliwia wydruk zestawień dla zaznaczonych list płac; 

• można wygenerować paczkę z przelewami do banku po zamknięciu listy płac; 

• użytkownicy systemu zostali przeszkoleni z konfigurowania na okoliczność potrzeby naliczenia innych dodatków występujących w firmie na oddzielnych listach płac. 

3. Korekty  

Program umożliwia wykonanie korekt naliczonych wypłat oraz deklaracji (PIT) – rozbudowane automatyczne przeliczanie korekt (np.: tak zwana opcja miesięcy wstecz), pozwala to w bieżących wypłatach skorygować składki i elementy z miesięcy wstecz. Przykładowe możliwe do wykonania korekty wypłat w systemie:  

• korekta wartości  

• korekta składki wypadkowej 

• storno płacowe – mechanizm służy do naliczania korekt do wypłat, które zostały zatwierdzone, zaksięgowane czy też wypłacone i nie ma możliwości ich usunięcia 

• przekroczenie składki emerytalno-rentowej 

• korekty nieobecności.  

4. Paski wynagrodzeń 

Standardowe wydruki w systemie zawierające podstawowe dane pracownika, elementy wypłat (dodatki, potrącenia), podstawy składek, składki pracownika i firmy, zaliczkę podatku, koszty uzyskania, informację czy płatność jest gotówką czy przelewem, ilość dni i godzin pracy.  

• definiowane elementy wynagrodzenia można podzielić na pojawiające się cyklicznie oraz wypłacane okazjonalnie; dodatkowe składniki wynagrodzeń można aktualizować w czasie; 

• elementy wynagrodzenia w systemie uwzględniają:  
  • wynagrodzenie podstawowe, miesięczne i godzinowe,  
  • odchyłki czasu pracy od normy i godziny nocne,  
  • wynagrodzenia za urlopy (wszystkie typy),  
  • ekwiwalent za czas urlopu wypoczynkowego (wyliczany automatycznie-liczba godzin pobierana z pozostałego limitu urlopowego pracownika), 
  • wynagrodzenia za nieobecności z innych tytułów (choroba, macierzyńskie, wychowawcze, inne nieobecności); 

• w systemie zdefiniowano wymagania zgodnie ze wskazaniem Atlanta w zakresie: nadgodzin, dodatku nocnego, dodatków za pracę w warunkach uciążliwych 

• dodatkowe elementy wynagrodzeń zgodnie z wymaganiami Atlanta z opcją dodawania dodatkowych elementów przez użytkowników – pracownicy Atlanta zostali przeszkoleni z definiowania własnych elementów kwotowych/procentowych. 

5. ZFŚS, KZP – świadczenia 

ZFŚS: 

• w programie zdefiniowano elementy wynagrodzeń zawierające limit oraz bez limitu;  

• program naliczając świadczenie sam sprawdza, czy już były wcześniej w danym roku wypłacone świadczenia socjalne i jeżeli suma świadczeń przekroczy limit świadczeń zwolnionych z podatku, system naliczy podatek od kwoty przekraczającej zwolnienie;  

• jest dostępna lista przyznanych świadczeń socjalnych z opcją filtrowania;  

• dodano słownik progów dochodowych ZFŚS na 2022 rok w konfiguracji oraz opcję przyporządkowania pracownika do określonej grupy dochodowej świadczeń socjalnych w wysokości zgodnej z tabelami wysokości świadczeń na dany rok. 

Pożyczki:

• skonfigurowano fundusz pożyczkowy, a użytkownicy zostali przeszkoleni z wprowadzania świadczeń;  

• system po odpowiedniej konfiguracji posiada mechanizm kontroli wysokości spłat pożyczki PKZP/ZFM do limitu potrąceń;  

• pracownikowi będącemu członkiem wybranego funduszu nalicza się na wypłacie automatycznie co miesiąc składka na wybrany fundusz;  

• automatycznie też plan spłat zostaje przeliczony przez program, a raty rozdzielone na żyrantów;  

• w systemie są dostępne wydruki adekwatne do listy – utworzono dodatkowe widoki pod kątem raportowania.  

6. Potrącenia i zajęcia wynagrodzeń 

• zdefiniowano generowanie płatności wraz z rachunkiem, na jaki ma się tworzyć płatność – po naliczeniu wynagrodzeń z danymi potrąceniami można wygenerować przelewy, by przesłać paczkę przelewów do banku (dla wszystkich lub dla zaznaczonych osób); 

• można wygenerować zestawienie / raport zawierające potrącenia typu komornicy lub pożyczka dla wskazanych pracowników z danymi o wysokości zadłużenia dla każdego typu potrącenia, potrąconych ratach, wkładzie PKZP, ile pozostało do spłaty; 

• można dodać ewidencję zajęcia komorniczego/alimentacyjnego; 

• jeżeli wysokość wynagrodzenia pozwala na potrącenie z zachowanie limitów wymaganych przepisami, na wypłacie zostanie naliczone zajęcie zgodnie z obowiązującymi na dany dzień przepisami Kodeksu Pracy; 

• zajęcia komornicze mają możliwość obsługi płatności w podziale na komornika i numer sprawy; program sam wylicza potrącenie i jest możliwość generowania przelewu do komornika.  

7. Rezerwy księgowe i zajęcia wynagrodzeń 

• rezerwy urlopowe – zestawienie wyliczonych rezerw jest przekazywane księgowości do księgowania w postaci Excela – do naliczeń rezerw urlopowych zostały przygotowane programistycznie definicje elementów, w tym planowane listy płac; po wejściu do konkretnej planowanej listy płac można zweryfikować naliczone kwoty brutto wraz z narzutami – programistycznie wyciągnięto pole z ilością godzin, za które został naliczony ekwiwalent; 

• rezerwy na odprawy i nagrody jubileuszowe, uwzględniając w systemie:  
  • wysokość faktycznie wypłaconych świadczeń w okresie ostatnich 12 miesięcy przed dniem bilansowym; 
  • ZUZP widok obejmujący kod pracownika, płeć, datę urodzenia, staż pracy u aktualnego pracodawcy, prawo do emerytury lub renty; 
  • „Wynagrodzenie obliczone jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy” – naliczane za pomocą „planowanych list płac” i odrębnego elementu płacowego, skąd można je skopiować do przygotowywanego zestawienia.  
  • odejścia – widok obejmujący dane wskazane przez Atlanta.  
  • zatrudnienie – dodano cechę wyliczającą wiek i na podstawie tych danych po wyeksportowaniu do pliku Excel Atlanta może przeprowadzić grupowanie kartotek z zadanego okresu wg wieku i odpowiednio uzupełnić dane w arkuszu – programistyczny dodatek dla Atlanta.  

8. Deklaracje – sprawozdawczość (ZUS, PIT, PFRON, GUS, PPK) 

ZUS

• system enova365 umożliwia generowania wszelkich imiennych deklaracji wymaganych przez przepisy i możliwość eksportu danych do Płatnika,  

• możliwość wygenerowania osobnych dokumentów RCA dla danego pracownika z różnymi kodami ubezpieczeń,  

• możliwość generowania deklaracji DRA wraz ze wszystkimi raportami (tj. RCA, RZA, RSA, RPA) oraz IWA i RUD – w formacie dostosowanym do PUE ZUS lub do wydruku w pdf, 

• możliwość generowania dodatkowych wszelkich informacji dla ZUS wymaganych przez przepisy, np. RP-7, Z-3, Z-3a, 

• możliwość dopisania dodatkowych danych; 

PIT

• możliwość obsługi deklaracji i generowania deklaracji (PIT-8AR, PIT-11, PIT-R, PIT-8C, IFT-1R, IFT-1) z opcją seryjnego naliczenia Deklaracji pracowników – program sam weryfikuje które osoby w danym roku miały przychody i dla nich nalicza odpowiednią deklarację, 

• możliwość przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych w wersji elektronicznej, z opcją automatycznego generowania eDeklaracji podczas zatwierdzania deklaracji podatkowej,  

• możliwość wygenerowania z systemu imiennej karty dochodowej pracownika na potrzeby wykazania danych potrzebnych do rozliczenia rocznego podatku od dochodów, 

• możliwość wygenerowania ze systemu imiennej karty wynagrodzeń pracownika za wskazany okres; 

Deklaracje PFRON, GUS, PPK 

• możliwość zapisania do pliku i przesłane do Programu SODiR Offline dla deklaracji DEK-01, DEK-R oraz możliwość wygenerowania z systemu raportów pomocniczych do PFRON oraz dla WnD; 

GUS

• możliwość przygotowania deklaracji GUS: DG-1, Z-02, Z-03, Z-05, Z-06, Z-14 z opcją dodania kolejnych atrybutów, na podstawie których będzie można generować pomocnicze dane do raportów na potrzeby GUS; 

PPK 

• odpowiednie ustawienia zgodnie z wymaganiami Atlanta, czyli m.in. wysokością składek, opcją dodatkowej składki, z raportami o kwalifikacji do PPK. 

9. Nieobecności i limity nieobecności 

• zasiłki chorobowe i inne świadczenia: 
  • możliwość zweryfikowania, jakie były podstawy do naliczenia zasiłków chorobowych, 
  • możliwość wydruku karty zasiłkowej dla każdego pracownika, 
  • możliwość importowania zwolnień lekarskich z PUE ZUS, 
  • opcja wygenerowania zestawień wybranych nieobecności za dany okres z danymi do wyfiltrowania według wskazań Atlanta. 

• limity urlopowe: 
  • limity naliczane automatycznie: urlopu wypoczynkowego, urlopu dodatkowego dla pracowników niepełnosprawnych, opieka nad dzieckiem do lat 14, 
  • ostrzeżenie w bazie przy wprowadzaniu danych przekraczających limit, 
  • wydruk – raport z informacją, kiedy dane osoby przekraczają 26 dni urlopu, ile urlopu zostało do wykorzystania, z możliwością jego wyliczenia dla każdego pracownika i podsumowania, w celu określenia tzw. rezerw urlopowych; raporty dotyczące limitów nieobecności z odpowiednimi filtrami, które można wyeksportować do Excela. 

10. Rekrutacja i onboarding  

• Atlanta ma dostęp do dokumentacji i standardowych funkcjonalności systemu enova365; 

• możliwość przechowywania informacji z rozmów rekrutacyjnych z pracownikami – przypisanie osoby do rekrutacji, drobne uwagi, zapiski;  

• po zakończonym procesie rekrutacji i decyzji o zatrudnieniu kandydata będzie możliwe sukcesywne wypełnienie danych o pracowniku na jego kartotece.   

11. Badania okresowe 

• możliwość rejestracji i kontroli terminów badań wstępnych, okresowych i kontrolnych oraz badań sanitarno-epidemiologicznych; 

• system przypomina o kończącej się ważności badania; 

• opcja wygenerowania raportu. 

12. Szkolenia BHP i inne pracownicze 

• poza standardowymi szkoleniami BHP – wstępnym i okresowym dodano dodatkowe definicje – szkolenia ppoż oraz przeszkolono operatorów, by sami dodawali kolejne definicje do systemu; 

• w systemie odnotowuje się – rodzaj szkolenia, do kiedy powinno być wykonane, data wykonania, kto prowadził szkolenie, temat oraz można dodać kolejne, własne; 

• możliwość rejestracji wniosków o szkolenie, planowane szkolenia i odbyte szkolenia przez pracowników, liczba godzin, przypominania i raportowanie, rozliczenie; 

• użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski. 

13. Posiłki 

• możliwość zarejestrowania w systemie kart na posiłki regeneracyjne zgodnie z zasadami przydzielania w Atlanta; 

• możliwość wygenerowania zestawienia z numerami przydzielonych kart na posiłki, ilością dni przepracowanych;  

• na potrzeby opodatkowania świadczenia nie będącego posiłkiem regeneracyjnym został utworzony dodatek wyliczający wartość świadczenia w danym miesiącu na podstawie przepracowanych dni i dodanego w systemie wskaźnika „stawka dzienna wyżywienia”; 

• operator może przygotować zestawienia na potrzeby uzupełnienia danych w systemie oraz dla agencji pracy tymczasowej.  

14. Exit / offboarding 

• w systemie na kartotece pracownika znajduje się zakładka „Rozwiązanie umowy”, która pozwala na odnotowanie szczegółowych informacji związanych z rozwiązaniem umowy o pracę Procedura zwolnień – w przypadku Atlanta – na podstawie wypełnionej karty obiegowej. 

15. Cechy dodane według wymagań Atlanta:  

• „Czynniki szkodliwe” z listą wyboru: hałas, zimno; listę wyboru użytkownik może tworzyć sam; 

• „Środki ochrony indywidualnej” z listą wyboru, którą użytkownik może tworzyć sam;  

• „Praca przy monitorach ekranowych” cecha warunkowa; 

• “Karta rejestracji wypadku” z automatycznym wypełnieniem deklaracji ZUS IWA. 

16. Przypominacze / alerty – standardowe w programie. 

17. Wydruki kadrowo-płacowe – raporty i zestawienia 

• funkcjonują standardowe wydruki dostępne w systemie (150 różnych wydruków kadrowo-płacowych) z opcją zlecenia utworzenia innych (dodatkowe prace programistyczne); 

• możliwość łatwego definiowania raportów z danymi z różnych modułów (np. danych kadrowych z płacowymi i rzeczywistym czasem pracy, raportowanie wg wszystkich cech stanowisk i osób); przykładowe w Atlanta: 
  • raport danych o zatrudnieniu w postaci Struktura zatrudnienia za dany okres oraz Zatrudnienie na dzień, 
  • raport planowanych urlopów, 
  • raporty zawierające wybrany element wynagrodzenia, 
  • raport rzeczywisty czas pracy oraz nominalny czas pracy, 
  • raportowanie giełdowe.  

• XLE przekazał użytkownikom Atlanta możliwości przygotowywania dodatkowych raportów na podstawie cech stanowisk i wszystkich dostępnych danych; 

• ustalono zestawienia do generowania po przedziałach:  
  • wiekowych co 5 lat, 
  • z datami nagród jubileuszowych + powiadomienia, 
  • do 26 r.ż., 
  • powierzonego pracownikom sprzętu, 
  • nagród i kar. 

18. Ochrona danych RODO 

System enova365 zapewnia wysokie standardy bezpieczeństwa przechowywanych danych, mechanizmy szyfrowania i możliwość zarządzania prawami dostępu. Jest również dostosowywany do nowych zmian związanych z przechowywaniem zgód, modyfikacji czy anonimizacji danych. Stosuje również mocne algorytmy szyfrujące. 

System enova365 zapewnia:  

• informację, kiedy pierwszy raz dane osobowe zostały wprowadzone,  

• informację, do kiedy dane osobowe mogą być przechowywane,  

• powiadomienia o przekroczeniu czasu przechowywania, 

• możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników systemu,  

• rejestrację zgód na przetwarzanie danych osobowych i ich wycofanie,  

• rejestrację sprzeciwów na przetwarzanie danych osobowych,  

• identyfikowanie komu dane osobowe były udostępniane,  

• zarządzanie (dodawanie lub usuwanie) elementami zawierającymi dane osobowe,  

• możliwość trwałego usunięcia danych osobowych,  

• zarządzanie logami w zakresie dodania, edycji i usunięcia danych osobowych,  

• szyfrowanie danych osobowych na poziomie komunikacji aplikacji z bazą danych,  

• szyfrowanie bazy danych,  

• szyfrowanie danych osobowych na poziomie interfejsów aplikacji z innymi systemami,  

• możliwość archiwizacji danych osobowych,  

• możliwość eksportu danych osobowych częściowych do formatu umożliwiającego odczyt maszynowy,  

• cykliczny (minimum raz w roku) proces audytowania i testowania pod kątem bezpieczeństwa,  

• możliwość zarządzania zabezpieczeniami w zakresie uprawnień.  

DELEGACJE SŁUŻBOWE

To moduł enova365 automatyzujący ewidencjonowanie i kontrolę kosztów delegacji służbowych i ich księgowanie, dzięki któremu następuje usprawnienie obiegu wniosków i rozliczeń delegacji (w tym automatyczne wyliczanie diet) oraz automatyczne księgowanie rozliczeń wyjazdów służbowych. Wnioski o delegację W Atlanta są składane za pośrednictwem Pulpitu Pracownika, z opcją wydruku formularza delegacji, a pracownik zajmujący się rozliczaniem delegacji ma możliwość zarejestrowania delegacji bezpośrednio w systemie.   

PODGLĄD

enova365 Podgląd służy do kontroli i raportowania pracy, pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365, bez opcji edytowania danych – narzędzie idealne dla kadry zarządzającej.

PULPITY HR

– Pulpity HR zapewniają możliwość zdalnej obsługi pracowniczej. 

PULPIT PRACOWNIKA

Dzięki Pulpitom Pracownika możliwa jest samoobsługa pracownicza, elektroniczny obieg wniosków pracowniczych. Oznacza to, że pracownik może z poziomu aplikacji, zdalnie: składać wnioski urlopowe (i inne kadrowe), sprawdzać limit urlopowy, mieć wgląd do danych dotyczących czasu pracy i nadgodzin, dat ważności badań lekarskich i szkoleń BHP, kwot swoich wynagrodzeń. Dostęp jest poprzez stronę WWW do wglądu (bez możliwości edycji). Poza standardowymi wnioskami dla Atlanty opracowano tzw. Wniosek ogólny, który ma podpięte dokumenty PDF zdefiniowane przez Atlanta, z poszczególnymi wnioskami do wypełnienia i do przesłania do działu kadr. Takie rozwiązanie umożliwia wysyłanie dodatkowych wniosków w formie pliku. Pracownik wypełnia taki PDF, załącza do wniosku i wysyła przez pulpit. Wniosek taki odkłada się w dokumentacji elektronicznej pracownika. 

PULPIT KIEROWNIKA

Jest to aplikacja z dostępem przez stronę www dla kadry kierowniczej, która zapewnia dostęp do wskazanych przez Atlanta danych kadrowo-płacowych pracowników oraz umożliwia elektroniczną, zdalną weryfikację i zatwierdzanie wniosków kadrowych, jak i nadzór nad czasem pracy, tworzenie i edycję grafików oraz generowanie raportów.  

Moduły dodatkowe 

 

HARMONOGRAM ZADAŃ w ramach WebApi

Pozwala na zautomatyzowanie zadań, które wcześniej były wykonywane przez użytkownika. Akcje mogą być inicjowane o określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia; to narzędzie, które można traktować jako automatycznego operatora, który loguje się do bazy danych i wykonuje zadane operacje w określonym czasie, cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania.  

ZARZĄDZANIE ODZIEŻĄ ROBOCZĄ

Moduł dodatkowy enova365 wspierający ewidencję procesów związanych z wydawaniem oraz zwrotem czy wymianą odzieży roboczej i wyposażenia pracownika, monitorowanie okresu użytkowania i stanu wyposażenia. 
System daje możliwość zdefiniowania zestawów wyposażenia dla konkretnych stanowisk pracy, a ewidencja wydanej odzieży (z uwzględnieniem rozmiaru) i wyposażenia (komputery, telefony, klucze) dostępna jest na kartotece pracownika. Wydania i zwroty generowane są automatycznie dla zestawów asortymentu przypisanych dla poszczególnych pracowników ze względu na stanowisko pracy, które zajmują. 

EKSPORTY DEKRETÓW LIST PŁAC

Moduł dodatkowy enova365 automatyzujący wymianę danych pomiędzy enova365 a innymi systemami. Umożliwia księgowanie list płac bez licencji na Księgowość. 

W Atlanta zdefiniowano Centra kosztów (CK) – będące w systemie odpowiednikami MPK, wprowadzono konta księgowe oraz przygotowano schemat księgowy przygotowujący dekret według wymagań do systemu zewnętrznego Prestiż. Wprowadzono również przycisk dla predekretowanej listy płac do wyeksportowania dekretu w wymaganym formacie do systemu IFS. 
Zważywszy na niejednoznaczne przypisanie kosztu pracownika do działu zgodnie ze strukturą organizacyjną, zastosowano strukturę kosztów wg MPK. Dodatkowo koszt jednego pracownika, który może być podzielony na wiele MPK (podział procentowy), został w systemie uwzględniony poprzez zastosowanie mechanizmu podzielnika kosztów, co pozwala na ustalenie tego procentowego podziału na 1 lub wiele MPK.  

Ustawiono programistycznie widok z informacją, jakie MPK ma pracownik przydzielone w podzielnikach. 

CZAS PRACY

Moduł enova365 Czas Pracy usprawnia obsługę pracowników poprzez zautomatyzowane czynności importu danych zewnętrznego programu RCP, jak też planowania, wprowadzania i ewidencji normy (planu pracy) oraz czasu pracy – równolegle dla wielu pracowników. 

W Atlanta uwzględniono: 

• ewidencję czasu pracy, w tym rejestracji czasu pracy czytniki RCP firmy Roger w oddziale Gdańsku, z uwzględnieniem nadgodzin, dyżurów, pracy w dni wolne, w porze nocnej, wszelkich zwolnień i nieobecności, w systemie zmianowym, 

• możliwość definiowania harmonogramów pracy w systemie dla osób, które nie mają RCP (oddział we Włocławku) – grafik czasu pracy ustalany przez kierowników działów na kolejny miesiąc, 

• oddzielny system dla Handlowców do rejestracji wizyt u Klientów, z opisem spotkań oraz spędzonym czasem. 

E-MAIL

enova365 e-mail jest idealnym rozwiązaniem dla pracowników, którzy przesyłają dokumenty drogą elektroniczną (np. dla handlowców, którzy wysyłają faktury mailowo). enova365 umożliwia wysyłanie dokumentów w formacie .pdf przy wykorzystaniu wbudowanych mechanizmów obsługi wiadomości elektronicznych. Każdy wysyłany dokument jest widoczny jako wiadomość e-mail z załącznikiem .pdf.

Korzyści z inwestycji wdrożenia enova365

Firma Atlanta korzysta z systemu od ponad roku i odnotowuje następujące korzyści: 

• usprawnienie zarządzania danymi kadrowymi – umowami, rozliczeniami, urlopami; elastyczne dopasowanie składników wynagrodzeń;
• umożliwienie sprawnej aktualizacji danych i przechowywania dokumentacji pracowniczej w systemie, 

• integracja z innymi programami stosowanymi w Atlanta – sprawniejszy obieg dokumentów, bez namnażania wydruków, automatyzacja, optymalizacja procesów kadrowych; 

• raportowanie dopasowane do potrzeb Atlanta – na poziomie strategicznym i operacyjnym; 

• optymalizacja obsługi pracowniczej poprzez zdalną samoobsługę – Pulpity HR; 

• w miarę rozwoju firmy i jej potrzeb – możliwość dodania kolejnych rozwiązań, modułów oprogramowania, które będą zintegrowane z systemem.

Poznaj opinię firmy ATLANTA POLAND na temat wdrożenia enova365 przez XLE: