Gdynia, listopad 2022 r.
PRO system enova365
enova365 w zarządzaniu procesami
w PRO – Polskie Ratownictwo Okrętowe sp. z o.o.
case study
“Najważniejsze dla nas było wprowadzenie systemu, który będzie spełniał nasze wymagania, usprawni i zautomatyzuje procesy ewidencji i rozliczenia w spółce oraz w powiązanych z nią jednostkach.”
– Tadeusz Hatalski, Prezes Zarządu Polskie Ratownictwo Okrętowe Sp. z o.o.
O Firmie
POLSKIE RATOWNICTWO OKRĘTOWE sp. z o.o. – to założone w 1951 roku przedsiębiorstwo armatorskie świadczące usługi dźwigowe i usługi holowania oceanicznego dla przemysłu stoczniowego, morskiego, off-shore, seismic support, usługi przeładunku i transportu towarów. Spółka mimo swojej długoletniej działalności chce funkcjonować nowocześnie, zarówno pod względem floty, jak i zarządzania procesami, które będą gwarantować wysoki poziom bezpieczeństwa dla ludzi oraz środowiska naturalnego oraz najwyższy poziom usług.
Opis sytuacji biznesowej i technologicznej
przed implementacją systemu enova365
Spółka, powszechnie znana jako PRO, ulokowana jest w Gdyni, w jej siedzibie znajduje się: biuro Zarządu, dział handlowy, dział księgowości i finansów, dział kadr i płac, dział techniczno-nawigacyjny, dział QHSE i administracji.
PRO prowadzi sprzedaż usług dla polskich podmiotów gospodarczych oraz zagranicznych. Usługi są specyficzne – przeprowadzane na morzu, przy wykorzystaniu m.in. żurawia pływającego oraz zarządzanych przez PRO jednostek pływających obcych bander – trzech holowników, należących do spółek zależnych. Spółka prowadzi księgowość własną w walucie polskiej (z wykorzystaniem magazynu walut) oraz księgowość wszystkich spółek zależnych (zagranicznych) w walucie obcej.
Autoryzowany Partner enova365 – XLE Sp. z o. o. – w celu dopasowania odpowiedniego oprogramowania do obsługi procesów biznesowych i dokumentów, przeprowadził szereg prac analitycznych. Dokładna analiza działalności Spółki pozwoliła na zebranie danych do opracowania ogólnego modelu procesowego przedsiębiorstwa i wymagań biznesowych Klienta w poszczególnych obszarach. W kolejnym kroku, firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu przy zachowaniu pełnej zgodności z oczekiwaniami Klienta i charakterystyką jego otoczenia biznesowego, z kształtem realizowanych procesów biznesowych. Z zaproponowanych wariantów wybrano zakres, który był najbardziej satysfakcjonujący dla PRO w danym miejscu i czasie. Klient nie wyklucza dalszej rozbudowy systemu o kolejne moduły enova365.
Wyzwania postawione przed systemem
– zidentyfikowane potrzeby Klienta
- Potrzeba pełnej integracji oprogramowania/systemu wykorzystywanego w księgowości z pozostałymi obszarami firmy, głównie handlowym. Księgi rachunkowe prowadzone były wcześniej w siedzibie firmy przy pomocy techniki komputerowej z wykorzystaniem udokumentowanego oprogramowania. System rachunkowości informatycznej tworzyły programy częściowo współpracujące ze sobą, obejmujące: działalność finansowo-księgową, gospodarkę środkami trwałymi, gospodarkę magazynową, kadry i płace.
- Minimalizacja papierowego obiegu dokumentów.
- Potrzeba zautomatyzowania wystawiania faktur z możliwością edycji treści. Wystawianie faktur odbywało się z wykorzystaniem programu Word lub Excel – handlowcy wystawiali faktury za usługi dźwigowe wykonywane żurawiem pływającym “MAJA” oraz usługi holowania wykonywane zarządzanymi jednostkami w oparciu o adekwatne umowy.
- Przechowywanie dokumentacji handlowej w systemie (każdy pracownik gromadził „swoje” dokumenty w odrębnych segregatorach).
- Umożliwienie zautomatyzowanego eksportowania danych dla celów sprawozdawczych i analitycznych.
- Zautomatyzowanie przeksięgowania kosztów międzyokresowych, które odbywało się przez comiesięczne “ręczne” księgowania na podstawie wyliczeń wykonywanych poza systemem.
Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania – obszary i procesy objęte działaniem systemu
Zastosowane moduły enova 365:
| Moduły podstawowe | Moduły dodatkowe |
| Księga Handlowa Księga Inwentarzowa Projekty Faktury | Elektroniczne Wyciągi Bankowe Harmonogram Zadań |
Moduły podstawowe
KSIĘGA HANDLOWA: enova365 Księga Handlowa przeznaczona jest do księgowania w oparciu o plan kont. To ergonomiczne i nowoczesne narzędzie dla księgowych, które pozwala ewidencjonować dokumenty, sporządzać deklaracje oraz sprawozdania bieżące i okresowe. Usprawnia codzienną pracę, zamykanie miesiąca czy roku obrachunkowego. Oprócz funkcji opartych o ogólne zasady prowadzenia księgowości, oferuje narzędzia, które automatyzują proces ewidencjonowania dokumentów oraz operacji gospodarczych. W PRO wprowadzono m.in. możliwość podzielonej płatności – split payment, generowanie sprawozdań budżetowych dla PRO i spółek zależnych, rejestrację miejsca powstawania kosztów – powstał nowy układ MPK w PRO wg wytycznych PRO dla wszystkich spółek, wprowadzono ewidencję zapasów materiałowych (paliwo dla statków), czy też mechanizm magazynu walut z automatycznym wyliczaniem różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej.
KSIĘGA INWENTARZOWA: Moduł enova 365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) Standardów Rachunkowości. Zapewnia dostęp do pełnej weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku firmy – m.in. pełną rejestrację zdarzeń związanych z środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie, dokumencie.
PROJEKTY: Moduł enova365 Projekty służy do planowania i kontroli realizacji budżetów projektów. Zawiera w sobie funkcjonalność modułu CRM (bez Serwisu i Wypożyczeń) oraz funkcje związane z budżetowaniem projektów. Automatyzuje proces przypisywania dokumentów do projektów oraz daje możliwość śledzenia planów oraz ich realizacji w okresie, na etap lub narastająco. Daje również dostęp do pełnej informacji analitycznej. PRO wykorzystuje moduł Projekty do przedstawiania realizacji planów rocznych w ujęciu miesięcznym na poziomie sprzedaży.
CRM: Moduł enova365 CRM wykorzystywany jest w kreowaniu, zarządzaniu i podtrzymywaniu relacji z klientami. Pozwala na budowanie bazy kontaktów i długotrwałych relacji z kontrahentami, zapewnia łatwy dostęp do informacji – pełna historia kontaktów w jednym miejscu oraz pozwala na odwzorowanie procesu sprzedażowego począwszy od szansy sprzedaży po ofertowanie, negocjowanie czy fakturowanie zakupów m.in. dzięki funkcjonalności lejka sprzedażowego. W firmie PRO został wdrożony w zestawie z modułem Projekty.
FAKTURY: Moduł enova365, który zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży. W PRO jest wykorzystywany do:
- przechowywania informacji o kontrahentach i związanych z nimi transakcjach,
- definiowania różnych rodzajów cen (opcja indywidualnego kwotowania dla określonych kontrahentów),
- wystawiania dokumentów sprzedaży według określonego przez PRO wzoru, w dwóch wersjach językowych, ustawienia według specjalnego schematu, w tym dla faktur wystawianych przez spółki zależne,
- rejestrowania umów na wykonanie usługi dźwigowej – uwzględniono w systemie uzależnienie stawki za usługi dźwigowe od kontrahenta i zmian cyklicznych,
- generowania zestawień i raportów sprzedaży – szybki dostęp do informacji o aktualnej wielkości sprzedaży w podziale na statki i miesiące, generowanie raportów rabatów na usługach dźwigu.
Moduły dodatkowe
ELEKTRONICZNE WYCIĄGI BANKOWE: Moduł enova365 „Elektroniczne Wyciągi Bankowe – w formie pliku elektronicznego. Wspiera pracę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia na wszystkich etapach pracy z wyciągiem bankowym. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty.
Rozwiązanie enova365 umożliwia importowanie wyciągów bankowych z niemal wszystkich banków w Polsce. Dostępnych jest ponad 100 różnych formatów importu dla najpopularniejszych banków, a listę można w łatwy sposób rozbudować o kolejne (producent enova365 bezpłatnie tworzy nowy format importu na podstawie odpowiednich dokumentów z banku dostarczonych przez Klienta). PRO wykorzystuje model importowania wyciągów we wszystkich obsługiwanych przez program enova365 bazach, a w każdej z nich dla kilku rachunków bankowych, w tym walutowych.
HARMONOGRAM ZADAŃ: enova365 Harmonogram zadań to część systemu, dzięki której akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie enova365. W przypadku PRO jest to element, który aktualizuje kursy walut z NBP.
E-MAIL: enova365 e-mail jest idealnym rozwiązaniem dla pracowników, którzy przesyłają dokumenty drogą elektroniczną (np. dla handlowców, którzy wysyłają faktury mailowo). Program enova365 umożliwia wysyłanie dokumentów w formacie .pdf przy wykorzystaniu wbudowanych mechanizmów obsługi wiadomości elektronicznych. Każdy wysyłany dokument jest widoczny jako wiadomość e-mail z załącznikiem .pdf
Poza wdrożeniem wskazanych modułów, w PRO nastąpiła migracja danych oraz zostało przeprowadzone szkolenie z obsługi modułów dla użytkowników systemu – 3 handlowców i 3 księgowych.
Ciekawostki z wdrożenia
Korzyści z inwestycji – jakościowe i ilościowe
Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po dogłębnej analizie potrzeb firmy, z przeszkoleniem pracowników, którzy są użytkownikami systemu, wniosło szereg korzyści takich, jak:
- automatyzacja operacji księgowych, sprzedażowych (ewidencji, rozliczeń, sprawozdawczości) – ułatwienie i przyśpieszenie pracy, zwiększenie wydajności działu księgowości i działu handlowego
- dostęp do bazy danych – do określonych danych przez upoważnione osoby – uporządkowanie pracy, oszczędność czasu, zwiększenie bezpieczeństwa danych
- efektywne przygotowanie sprawozdawczości wewnętrznej i zewnętrznej
- automatyzacja wymiany dokumentów między bazami spółek powiązanych
- usprawnienie przekazu zadań i dokumentów – w tym z jednostkami zewnętrznymi – zdecydowanie usprawniło procesy zarządzania zasobami spółki
- poprawa przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami
- archiwizacja dokumentów związanych z kontrahentami
- komunikaty o występujących błędach, co pozwala na bardziej zorganizowaną pracę, minimalizację błędów i opóźnień
- usprawnienie planowania i zarządzania dzięki bieżącym raportom i szybkiemu przepływie informacji dot. finansów czy kontrahentów
- personalizowanie list, wydruków i raportów – ułatwienie wyszukiwania i analizy danych gromadzonych w systemie.
Poznaj opinię firmy Polskie Ratownictwo Okrętowe na temat wdrożenia enova365 przez XLE:
Sprawdź inne