system ERP w firmie usługowej, Gdynia

Wzmocnienie procesu serwisu drukarek
z oprogramowaniem enova365

O Firmie

Arkadiusz Szulc SZULC SERWIS to firma świadcząca usługi związane z kopiarkami – najem, dzierżawę, serwis oraz sprzedaż kopiarek od 1999 roku. Wśród obsługiwanych klientów znajduje się m.in. Ikea, MIR, Szpitale Pomorskie. Istotnym elementem współpracy z klientami Szulc Serwis jest odpowiadanie na potrzeby każdego klienta w sposób przekraczający jego oczekiwania. Stąd wynikła koncepcja wdrożenia systemu, który usprawni zarządzanie usługami firmy oraz pozwoli na uporządkowane działania w relacjach z klientami.

Rozwiązania stosowane przed implementacją systemu enova365

Właściciel Szulc Serwis o szukał rozwiązania, które zapewni zmniejszenie liczby programów związanych z obsługą zleceń serwisowych oraz procesami handlowymi. Zarządzanie zleceniami serwisowymi odbywało się w sposób manualny, w oparciu o dokumenty w formie papierowej, arkusz Excel oraz różne programy do zarządzania działalnością przedsiębiorstwa. Ponadto stosowane oprogramowanie nie zapewniało zintegrowania procesów z związanych z gospodarką magazynową pomiędzy obszarami serwis – handel. Wskazano również na potrzebę integracji systemu rozliczającego klientów pod kątem ilości wykonywanych wydruków na urządzeniach wynajętych klientom z systemem enova365 i zautomatyzowania procesu fakturowania.

Wyzwania postawione przed systemem

• opanowanie gospodarki magazynowej
• optymalizacja procesu zbierania danych z liczników urządzeń (podstawa do cyklicznego
• fakturowania)
• monitorowanie historii urządzenia – zleceń serwisowych, zmiany kontrahentów, wymiany
• wyposażenia
• badanie rentowności zawieranych umów pod kątem wynajmowanych urządzeń
• informowanie klientów o zmianie stanu zlecenia serwisowego – w sposób zautomatyzowany
• optymalizacja pracy serwisantów poprzez planowanie zleceń serwisowych

Zidentyfikowane podczas analizy przedwdrożeniowej potrzeby Firmy

Na podstawie przeprowadzonej przez XLE analizy, zaproponowane rozwiązania objęły:

• optymalizację procesu przyjmowania dostaw i fakturowania od kluczowego dostawcy –
  wprowadzenie mechanizmu elektronicznej wymiany danych EDI,
• programistyczne powiązanie umowy z urządzeniem serwisowanym, gdzie na podstawie
  zużycia (odczytów z liczników) możliwe będzie cykliczne fakturowane,
• import odczytów liczników z pliku typu Excel (dla urządzeń, które nie wysyłają liczników wiadomością e-mail),
• utworzenie raportu rentowności urządzeń w formie tabeli umieszczonej w osobnej zakładce na kartotece „Urządzenia” – do określenia kosztu wydrukowania jednej strony (biało-czarnej oraz w kolorze) i skonfrontowania kosztu wydruków do wartości zafakturowanej usługi,
• wprowadzenie rozwiązania do monitorowania terminów należności

Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania – obszary i procesy objęte działaniem systemu

Autoryzowany Partner enova365 – XLE Sp. z o.o. – w celu dopasowania odpowiedniego oprogramowania do obsługi procesów biznesowych i dokumentów, przeprowadził szereg prac analitycznych. Dokładna analiza działalności spółki pozwoliła na zebranie danych do opracowania ogólnego modelu procesowego przedsiębiorstwa i wymagań biznesowych Klienta w poszczególnych obszarach. W kolejnym kroku, firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu przy
zachowaniu pełnej zgodności z oczekiwaniami Klienta i charakterystyką jego otoczenia biznesowego, z kształtem realizowanych procesów biznesowych. Z zaproponowanych wariantów wybrano zakres, który jest najbardziej satysfakcjonujący dla spółki. Z oprogramowania korzysta w firmie 3 pracowników administracyjno-zarządzających oraz 4 serwisantów.

Firma bierze pod uwagę dalszą rozbudowę systemu enova365, w tym o moduł XLE_DMS.

Dotychczas wdrożone moduły są zintegrowane i obejmują obszary:

Wykorzystane we wdrożeniu rozwiązania modułowe:

Moduły podstawowe:

CRM: Moduł enova365 CRM wykorzystywany jest w kreowaniu, zarządzaniu i podtrzymywaniu relacji z klientami. Pozwala na budowanie bazy kontaktów i długotrwałych relacji z kontrahentami, zapewnia łatwy dostęp do informacji – pełna historia kontaktów w jednym miejscu oraz pozwala na odwzorowanie procesu
sprzedażowego począwszy od szansy sprzedaży po ofertowanie, negocjowanie czy fakturowanie zakupów m.in. dzięki funkcjonalności lejka sprzedażowego.
HANDEL: enova 365 Handel zapewnia obsługę firmy w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu z możliwością indywidualnego dostosowania obrotu magazynowego do potrzeb przedsiębiorstwa. Moduł zapewnia również bieżącą kontrolę stanu należności i zobowiązań.
SERWIS: enova365 Serwis umożliwia rejestrowanie przyjmowanych urządzeń – kopiarek w ramach zleceń serwisowych. Każde przyjęte do serwisu urządzenie ma przypisaną historię napraw i przeglądów. Zlecenia serwisowe automatycznie trafia na listę zadań do wykonania przez wskazanego pracownika. Proces informowania Klienta o etapie realizacji zlecenia następuje automatycznie poprzez powiadomienia email lub SMS. Zautomatyzowany jest również system powiadamiania o konieczności przeglądu urządzenia. Dzięki integracji w systemie jest możliwość wystawiania dokumentów handlowych i księgowych bezpośrednio z poziomu zlecenia serwisowego oraz rejestrowania towarów pobranych z magazynu w celu realizacji zlecenia.

Moduły dodatkowe:

EDI: dzięki Modułowi enova 365 EDI jest możliwa elektroniczna wymiana dokumentów pomiędzy osobami, działami czy firmami, które używają różnych systemów informatycznych. Narzędzie identyfikuje towary po kodzie EAN, a kontrahentów po kodzie GLN, obsługuje też pliki .xml, a przy tym struktura komunikatów jest definiowalna.
HARMONOGRAM ZADAŃ – dla potrzeby automatyzacji zaimplementowano enova365 Harmonogram Zadań, który cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania. Wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane.
ELEKTRONICZNE WYCIĄGI BANKOWE – to moduł, który automatycznie zaczytuje do systemu wyciągi bankowe pobrane ze strony banku w formie pliku elektronicznego. Rozwiązanie umożliwia importowanie wyciągów bankowych z niemal wszystkich banków w Polsce. Dostępnych jest ponad 100 różnych formatów importu dla najpopularniejszych banków, a listę można w łatwy sposób rozbudować o kolejne (producent enova365 bezpłatnie tworzy nowy format importu na podstawie odpowiednich dokumentów z banku dostarczonych przez Klienta).

Zaimplementowane szczególne rozwiązania

Główne korzyści z inwestycji

Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po analizie potrzeb firmy, z dopasowaniem do specyfiki firmy wraz z przeszkoleniem pracowników, którzy są użytkownikami systemu, wniosło szereg korzyści, takich jak:

• usprawnienie zarządzania kluczowymi obszarami funkcjonowania firmy: serwisu, wynajmu i sprzedaży,
• optymalizacja procesu przyjmowania dostaw i fakturowania od głównego dostawcy dzięki wykorzystaniu mechanizmu elektronicznej wymiany danych EDI: pracownik przetwarza plik XML wygenerowany przez dostawcę na fakturę zakupu – oszczędzając czas i eliminując błędy,
• umożliwienie importu odczytów liczników z pliku typu Excel poprzez kod (dla urządzeń, które nie wysyłają liczników wiadomością e-mail,
• efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich oraz zasobów materialnych, przestrzeni,
• minimalizacja ilości dokumentów związanych ze sprzedażą i serwisem,
• zautomatyzowanie procesu zleceń serwisowych, z bieżącą informacją do każdego klienta o statusie zlecenia,
• usprawnienie przepływu danych między magazynem a sprzedażą,
• możliwość analizy danych z przepływu zasobów oraz ze sprzedaży,
• zautomatyzowanie procesu fakturowania,
• ułatwienie rozliczeń usług wypożyczania drukarek poprzez wprowadzenie integracji zliczania przeprowadzonych wydruków na poszczególnych drukarkach, którymi dysponują klienci w ramach usługi wypożyczenia,
• uproszczenie zarządzania płynnością finansową przedsiębiorstwa,
• umożliwienie zdalnej obsługi oprogramowania – wykorzystanie aplikacji enova365 przez pracowników (serwisantów) w terenie, z podpisem klienta Szulc serwis na urządzeniu mobilnym,
• wzmocnienie wizerunku firmy.

Poznaj opinię Szulc Serwis na temat wdrożenia ERP enova365 przez XLE: