Wdrożenie ERP enova365 w firmie RADMOR

Nowa jakość w procesach zarządzania kadrami
z enova365

O Firmie

Radmor S.A. jest producentem i dostawcą nowoczesnych urządzeń łączności dla wojska i służb cywilnych, w tym radiostacji programowalnych SDR, oraz radiotelefonów dla służb cywilnych.

To przedsiębiorstwo o długoletniej historii i znakomitych tradycjach, sięgających 1947 roku. Przez lata swojego istnienia firma dynamicznie rozwijała się, rozszerzała asortyment produkowanych urządzeń i świadczonych usług. Firma posiada ugruntowaną pozycję producenta wysoce niezawodnych urządzeń i jednej z najbardziej innowacyjnych firm polskich. Produkowane aktualnie przez RADMOR radiostacje służą w ponad 20 armiach świata.

Od 2011 roku gdyńska spółka RADMOR wchodzi w skład WB GROUP, największego prywatnego koncernu sektora obronnego, który oferuje najnowocześniejsze rozwiązania dla sił zbrojnych z całego świata w takich obszarach jak:

• systemy łączności, dowodzenia, rozpoznania i kierowania uzbrojeniem
• systemy bezzałogowe różnych klas
• systemy informatyczne i cyberbezpieczeństwa
• wyposażenie oraz modernizacja sprzętu wojskowego.

Rozwiązania stosowane przed implementacją systemu enova365

Firma korzystała z dwóch różnych programów: do prowadzenia części działań kadrowych jeden (PROPERS), a do księgowości inny (QAD EE). Program kadrowy był przestarzały, nieintuicyjny oraz nie uwzględniał w dużym zakresie zmian w przepisach i specyfiki przedsiębiorstwa.

Zidentyfikowane podczas analizy przedwdrożeniowej potrzeby Firmy – zaproponowane rozwiązania

• wprowadzenie obsługi kadrowo-płacowej w jednej bazie,
• zautomatyzowanie procesów twardego HR, w tym obsługa PPK, migracje elementów płacowych, e-wnioski kadrowe,
• umożliwienie samoobsługi pracowniczej,
• wprowadzanie umów o pracę ze stawką miesięczną oraz cywilno-prawnych na określoną stawkę miesięczną i godzinową,
• ewidencja czasu pracy, nieobecności w integracji z RCP, w tym:
  • tworzenie indywidualnych kalendarzy (harmonogramów), w tym zdefiniowany kalendarz z obniżonym wymiarem godzin pracy na potrzeby zatrudnienia osób niepełnosprawnych,
  • bilans czasu pracy w postaci raportu miesięcznego,
  • dane z RCP bez powiązania z naliczaniem płac dla pracowników,
  • udostępnienie widoku rzeczywistego czasu pracy w Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika.
• alert informujący o poszczególnych wymaganych działaniach w określonym terminie (o wyczerpaniu okresu zasiłkowego),
• integracja płac z księgowością – po naliczeniu płac tworzenie w systemie dekretów list płac oraz ich eksport w odpowiednim formacie do systemu księgowego.

Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania

Autoryzowany Partner enova365 – XLE Sp. z o. o. – w celu dopasowania odpowiedniego zakresu oprogramowania do obsługi kadrowo-płacowej, przeprowadził dogłębną analizę procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. W kolejnym kroku, firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu przy zachowaniu pełnej zgodności z oczekiwaniami Klienta i charakterystyką jego otoczenia biznesowego. Z zaproponowanych wariantów wybrano zakres, który jest najbardziej satysfakcjonujący dla spółki, a w szczególności dla Działu Spraw Pracowniczych, gdzie 4 pracowników jest użytkownikami nowego oprogramowania.

Firma nie wyklucza dalszej rozbudowy systemu o kolejne moduły enova365. Wdrożone moduły są zintegrowane i obejmują obszary:

Wykorzystane we wdrożeniu rozwiązania modułowe:

Opis wdrożonych modułów

Moduły podstawowe:

KADRY PŁACE:

enova 365 Kadry Płace odwzorowuje złożoną strukturę organizacyjną firmy i spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS. Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów i w większości przypadków może być realizowana samodzielnie przez użytkownika programu. System gwarantuje dozwoloną prawem pracy swobodę w definiowaniu harmonogramów czasu pracy i składników wynagrodzenia. Możliwe są również rozliczenia wielowalutowe. Aplikacja współpracuje z Programem Płatnik i rejestratorami czasu pracy.

KSIĘGOWOŚĆ:

moduł enova365 oparty jest o dziennik księgowy w pełni zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości. Program pozwala na budowę planu kont z nieograniczoną liczbą poziomów syntetyki. Dodatkowo możliwa jest budowa kont słownikowych, powstających w chwili dokonywania księgowania. Pozwala to na ograniczenie ilości kont do tych, które są niezbędne przez wyeliminowanie np. kont kontrahentów, z którymi nie zostały dokonane żadne operacje.

Użytkownik może ręcznie wprowadzać dekrety, ale może skorzystać z rozbudowanego systemu schematów księgowych. Zdefiniowanie schematów księgowych może spowodować znaczące ograniczenie ilości pracy wkładanej w standardowe księgowania.

Moduły dodatkowe:

E-MAIL: moduł enova365 E-mail pozwala na przesyłanie dokumentów (na przykład faktur) za pośrednictwem poczty elektronicznej bezpośrednio z systemu enova365.

CZAS PRACY: moduł enova 365 Czas Pracy usprawnia obsługę pracowników poprzez zautomatyzowane czynności importu (z zewnętrznego programu RCP oraz z programu 4Trans), planowania, wprowadzania i ewidencji normy (planu pracy) oraz czasu pracy – równolegle dla wielu pracowników.

Pulpity:

PULPIT PRACOWNIKA: dzięki Pulpitom Pracownika możliwa jest samoobsługa pracownicza, elektroniczny obieg wniosków pracowniczych. Oznacza to, że pracownik m.in. może z poziomu aplikacji, zdalnie: składać wnioski urlopowe (i inne kadrowe), sprawdzać limit urlopowy, mieć wgląd do danych dot. czasu pracy i nadgodzin, dat ważności badań lekarskich i szkoleń BHP, kwot swoich wynagrodzeń.

PULPIT KIEROWNIKA: jest to aplikacja dla kadry kierowniczej, która zapewnia dostęp do danych kadrowo- płacowych pracowników oraz umożliwia elektroniczną, zdalną weryfikację i zatwierdzanie wniosków kadrowych, jak i nadzór nad czasem pracy oraz generowanie raportów.

Zaimplementowane dodatkowe rozwiązania

Ze względu na określone potrzeby Spółki w zakresie ewidencji czasu pracy, firma wdrażająca system enova365 – XLE Sp. z o. o. – przeprowadziła programistyczne rozwiązanie opcji importu i odpowiedniego wygładzania danych z czytników RCP, tworzenia dodatkowego raportu z czasem pracy oraz harmonogramami, tworzenie informacji o statusach wejść i wyjść (czy błędne odbicie, czy spóźnienie) oraz tworzenie podsumowania wypracowanych godzin ponad/poniżej planu i przenoszenie bilansu zamknięcia miesiąca do bilansu otwarcia kolejnego miesiąca po odpowiednich wygładzeniach.

Dodatkowo również został wprowadzony eksport we wskazanym formacie dekretu księgowego naliczonych list płac do programu księgowego oraz import elementów płacowych z arkusza Excel do systemu enova365.

Wyzwania podczas wdrażania

Zadania wdrożeniowe, które wymagały bardziej niestandardowego podejścia wdrożeniowców, były:

• naliczanie skomplikowanych elementów wypłat,
• naliczanie wynagrodzeń bez powiązania z zaimportowanym czasem pracy z RCP,
• dostosowanie wygładzania po grupach pracowniczych, dodatkowe zestawienia i raporty uwzględniające czas pracy z RCP pod potrzeby Klienta, widoczne nie tylko w systemie enova365, ale również w Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika na dany dzień,
• nietypowym zagadnieniem było również wprowadzenie odmiennego naliczania elementów za lata pracy w firmie Radmor i jednostkach powiązanych, w stosunku do naliczania za lata poza Radmorem.

Główne korzyści z inwestycji

Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po dokładnej analizie potrzeb firmy, z dopasowaniem do specyfiki firmy wraz z przeszkoleniem pracowników, którzy są użytkownikami systemu, wniosło szereg korzyści, takich jak:

• usprawnienie zarządzania danymi dotyczącymi kadr, w tym w trybie zdalnym,
• poprawa organizacji spraw administracyjnych poprzez wprowadzenie zdalnej samoobsługi pracowniczej,
• optymalizacja procesów rozliczeń kadrowo-płacowych,
• przyśpieszenie przepływu informacji w firmie,
• ułatwienie i automatyzacja ewidencji czasu pracy,
• poprawa wyszukiwania i analizy danych zgromadzonych w systemie,
• bardziej efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich, szczególnie w Dziale Spraw Pracowniczych,
• wzmocnienie wizerunku firmy.

„Wdrożenie zintegrowanego oprogramowania enova365 zapewniło nam optymalizację w zakresie pracy kadrowo-płacowej oraz zautomatyzowanie procesów. Rozwiązanie to uwzględnia zmieniające się przepisy i specyfikę naszej Spółki.

– Agnieszka Świderska, Prokurent, RADMOR S.A.

Poznaj opinię firmy Radmor na temat wdrożenia enova365 przez XLE: