Przejdź do treści

Gdynia, luty 2022 r.

Nowa jakość zarządzania sprzedażą z enova365

O Firmie

Neptun logo Klient XLE enova365

Neptun Ship Service Ltd. Sp. z o. o. to jedna z większych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem  żeglarskim w  Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i w  Szczecinie, która obsługuje statki we wszystkich polskich portach morskich. Firma oferuje szeroką gamę produktów – prowiant, artykuły techniczne i kantynowe (alkohole, papierosy). Każdy armator, który wyśle zapytanie,  otrzymuje kompleksową, profesjonalną ofertę.  

Rozwiązania stosowane przed implementacją systemu enova365

Pracownicy korzystali programu opartego na systemie DOS, który nie miał wspólnej bazy danych tj. każdy oddział miał osobną bazę Microsoft Excel.  

Neptun korzysta również z programu WinSAD (Huzar), co zostało uwzględnione w implementowanych rozwiązaniach.

Główne potrzeby firmy – wyzwania postawione przed systemem

  • posiadanie programu, który będzie aktualizowany wraz ze zmianami przepisów; 
  • możliwość zaciągania faktur zakupu od dostawców; 
  • możliwość aktualizowania cen sprzedaży na podstawie cen zakupu dla wybranych towarów, których ceny często się zmieniają;  
  • wspólna baza danych dla całej firmy – umożliwienie księgowania na bieżąco dokumentów ze wszystkich oddziałów; 
  • stworzenie w systemie podziału na pięć magazynów, a także stworzenie jednego podmagazynu wirtualnego; 
  • wyodrębnienie sprzedaży paragonowej z podłączoną drukarką fiskalną; 
  • możliwość tworzenia raportów. 

Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania – obszary i procesy objęte działaniem systemu

Autoryzowany Partner enova365 – XLE Sp. z o. o. – w celu dopasowania odpowiedniego oprogramowania do obsługi procesów biznesowych i dokumentów, przeprowadził analizę działalności spółki. Dokładna analiza działalności spółki pozwoliła na zebranie danych do opracowania ogólnego modelu procesowego przedsiębiorstwa i wymagań biznesowych Klienta w poszczególnych obszarach. Następnie firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu przy zachowaniu pełnej zgodności z oczekiwaniami Klienta i charakterystyką jego otoczenia biznesowego z kształtem realizowanych procesów biznesowych.  
Podczas projektu wdrożenia objęto 2 obszary działalności firmy: „Finanse i Księgowość” oraz „Handel i Magazyn”. W kolejnym etapie udostępniono Klientowi do testowania dwa moduły z obszarów „Finanse i Księgowość” oraz „Handel i Magazyn”. Ostatecznie zdecydowano o wdrożeniu zintegrowanych modułów z trzech obszarów:  

kadry i płace baner enova365
obszar finanse i księgowość enova365  baner
handel enova365 baner

Wykorzystane we wdrożeniu rozwiązania modułowe:

MODUŁY PODSTAWOWE

KSIĘGOWOŚĆ
HANDEL
PODGLĄD

KADRY PŁACE I HR

MODUŁY DODATKOWE

E-MAIL

ELEKTRONICZNE WYCIĄGI BANKOWE
HARMONOGRAM ZADAŃ

Opis wdrożonych modułów

Moduły podstawowe

HANDEL: enova365 Handel zapewnia obsługę firmy w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu z możliwością indywidualnego dostosowania obrotu magazynowego do potrzeb przedsiębiorstwa. Moduł zapewnia również bieżącą kontrolę stanu należności i zobowiązań. 

Wśród ustawień dla firmy Neptun uwzględniono określone opcje na dokumentach, np.: 

  • dokument zamówienia od klienta: powstaje poprzez kopiowanie oferty do odbiorcy z możliwością zmniejszenia liczby pozycji; zamówienie rezerwuje towar na magazynie do wskazanej daty; z poziomu zamówienia jest opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz dostępna jest informacja, czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach, 
  • dokument zamówienia do dostawcy: zamówienie powstaje w relacji do zamówienia klienta lub ręcznie dla uzupełnień stoku; dokumenty powstające z relacji powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału;  
  • dokument przyjęcia zewnętrznego: możliwość wpisania procentowego rabatu na całość dokumentu, który kopiuje się na pozycje dokumentu i oblicza cenę po rabacie. 

Zaimplementowano również szereg dodatkowych rozwiązań programistycznych dotyczących sprzedaży i magazynu (wydruki, alerty, oznaczanie towarów). 

KSIĘGA HANDLOWA: enova365 Księga Handlowa przeznaczona jest do księgowania w oparciu  o plan kont. To ergonomiczne i nowoczesne narzędzie dla księgowych, które pozwala ewidencjonować dokumenty, sporządzać deklaracje oraz sprawozdania bieżące i okresowe. Usprawnia codzienną pracę, zamykanie miesiąca czy roku obrachunkowego. Oprócz funkcji opartych o ogólne zasady prowadzenia księgowości, oferuje narzędzia, które automatyzują proces ewidencjonowania dokumentów oraz operacji gospodarczych. 

Część rozwiązań w  systemie firmy Neptun: 

  • zdefiniowanie dokumentów w zależności od rodzaju: zakupów (innych niż zakupów towarów), a sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów), 
  • magazyn walut na rachunkach i kasach walutowych z automatycznym wyliczaniem różnic kursowych, 
  • odpowiedni schemat księgowania dla dokumentów związanych z EŚT i WniP, 
  • ewidencja dokumentów związanych z transakcjami unijnymi dla celów VAT  – automatyczne generowanie, 
  • zdefiniowanie dokumentów rejestrowane cyklicznie do automatycznego procesu księgowania, 
  • zestawienia księgowe z  uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa – z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska, 
  • utworzenie Centrum Kosztów dla dodatkowych zestawień księgowych – dla każdego oddziału spółki,  
  • generowanie JPK. 

KSIĘGA INWENTARZOWA: Moduł enova365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) Standardów Rachunkowości. Zapewnia dostęp do pełnej weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku – m.in. pełną rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie, dokumencie. 

Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów.  

PODGLĄD: enova365 Podgląd służy do kontrolingu i raportowania pracy, pozwala na przeglądanie  
z jednego miejsca wszystkich danych znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365. 

KADRY PŁACE: enova365 Kadry Płace odwzorowuje złożoną strukturę organizacyjną firmy i spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS. Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów i w większości przypadków może być realizowana samodzielnie przez użytkownika programu. System gwarantuje dozwoloną prawem pracy swobodę w definiowaniu harmonogramów czasu pracy i składników wynagrodzenia. Możliwe są rozliczenia wielowalutowe.  

Moduł został zaimplementowany w późniejszym terminie, już po zakończeniu projektu wdrożeniowego. 

Moduły dodatkowe

EDI: Moduł enova365 EDI umożliwia obsługę komunikatów EDI – elektroniczną wymianę dokumentów pomiędzy podmiotami posługującymi się różnymi systemami informatycznymi. Dokument w postaci pliku o ustandaryzowanej strukturze jest generowany przez jedną firmę, importowany przez drugą. Obie firmy mogą się przy tym posługiwać zupełnie różnymi systemami informatycznymi. Systemy muszą jedynie posiadać funkcjonalność obsługi komunikatów EDI. 

ELEKTRONICZNE WYCIĄGI BANKOWE: Moduł enova365 Elektroniczne Wyciągi Bankowe automatycznie zaczytuje do systemu wyciągi bankowe pobrane ze strony banku w formie pliku elektronicznego. Wspiera pracę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia na wszystkich etapach pracy z wyciągiem bankowym. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty.  

HARMONOGRAM ZADAŃ: enova365 Harmonogram zadań to część systemu, dzięki której akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie enova365. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania. Wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane.  

E-MAIL: enova365 e-mail jest idealnym rozwiązaniem dla pracowników, którzy przesyłają dokumenty drogą elektroniczną (np. dla handlowców, którzy wysyłają faktury mailowo). enova365 umożliwia wysyłanie dokumentów w formacie .pdf przy wykorzystaniu wbudowanych mechanizmów obsługi wiadomości elektronicznych. Każdy wysyłany dokument jest widoczny jako wiadomość e-mail z załącznikiem .pdf. 

Zaimplementowane dodatkowe rozwiązania

Ze względu na określone potrzeby Spółki w zakresie ewidencji czasu pracy, firma wdrażająca system enova365 – XLE Sp. z o. o. – przeprowadziła programistyczne rozwiązanie opcji importu i odpowiedniego wygładzania danych z czytników RCP, tworzenia dodatkowego raportu z czasem pracy oraz harmonogramami, tworzenie informacji o statusach wejść i wyjść (czy błędne odbicie, czy spóźnienie) oraz tworzenie podsumowania wypracowanych godzin ponad/poniżej planu i przenoszenie bilansu zamknięcia miesiąca do bilansu otwarcia kolejnego miesiąca po odpowiednich wygładzeniach.

Dodatkowo również został wprowadzony eksport we wskazanym formacie dekretu księgowego naliczonych list płac do programu księgowego oraz import elementów płacowych z arkusza Excel do systemu enova365.

Zaimplementowane dodatkowe rozwiązania

  • Eksportowanie dokumentów sprzedaży wraz z nazwą statku do programu WinSAD (zgodnie ze specyfikacją programu WinSAD) firmy Huzar celem wygenerowania dokumentu SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur dla jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD. 
  • Zmiana struktury JPK – podmienianie w JPK nabywcy na odbiorcę. 
  • W EDI – importy faktur zakupu do systemu z opcją naniesienia zmian dot. kodów towarów – od określonych dostawców (wielu). 
  • Wydruki dokumentów – szereg dopasowań do wymagań Użytkowników – w tym:
    – opcja wydruków po polsku oraz polsko-angielskich, z logo oraz z treścią dokumentów i opcjami wydruków wskazanymi przez Firmę; generowane do Excel’a, Word’a lub .pdf’a;
    – dokument ZO: dodana cecha górnego limitu; z dokumentu ZOO  można stworzyć dokument OO  na zasadzie kopiowania; do dokumentu można podłączyć maila ze zapytaniem;
    – dokument oferty: dodana opcja przeliczania cen na pozycjach zgodnie z wymaganiami; z dokumentu OO możliwe zrobienie dokumentu ZO na zasadzie kopiowania. 
  • Alerty: 

– wezwania do zapłaty (możliwość generowania wezwań dla płatników z podziałem na statki);
– alert o niskim stanie towaru w magazynie z automatycznym generowaniem zamówienia. 

  • Dotyczące operacji na towarach, w tym: kodowanie towarów, domyślna wartość cechy na nowym towarze w zależności od operatora, przeliczanie ilości jednostek alkoholu w sprzedanym towarze 
  • Inne sprzedażowe, m.in.: algorytmy cen sprzedaży, automatyczna aktualizacja cen, nadawanie rabatu. 

Główne korzyści z inwestycji 

Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po analizie potrzeb firmy, z dopasowaniem do specyfiki firmy wraz z rozszerzonym przeszkoleniem pracowników, którzy są użytkownikami systemu, wniosło szereg korzyści, takich jak: 

  • usprawnienie zarządzania kluczowymi obszarami funkcjonowania firmy: sprzedaży i gospodarki magazynowej, 
  • automatyzacja procesów fakturowania, sprzedaży i zakupów, księgowania, a tym samym eliminacja błędów wynikających z wykonywania powtarzalnych czynności, 
  • rejestrowanie w systemie operacji związanych ze zmianą stanu magazynów, przepływem zasobów, uporządkowanie stanu magazynów w systemie poprzez rejestrowanie dokumentów w stanie rzeczywistym, 
  • usprawnienie wyszukiwania i zarządzania danymi dotyczącymi stanu magazynu, sprzedaży, dostaw, 
  • pełna kontrola rozrachunków i efektywne przygotowywanie bieżącej sprawozdawczości, 
  • zbudowanie bazy kontaktów i usprawnienie ewidencjonowania i wyszukiwania danych dotyczących klientów, kontrahentów, pracowników, 
  • ułatwienie wyszukiwania i analizy danych zgromadzonych w systemie poprzez personalizowanie list, wydruków, raportów, 
  • poprawa wizerunku firmy. 

„Program enova365 jest użytkowany w Neptun Ship Service od ponad półtora roku. W trakcie wdrażania programu był on dodatkowo dostosowywany do naszych potrze przez firmę XLE Sp. z o.o. i teraz spełnia nasze oczekiwania i sprawdza się w praktyce.”

– Eugeniusz Kwiatkowski, Prezes Zarządu Neptun Ship Service Ltd.