Przejdź do treści

Księgowość informatycznie

O Firmie

Biuro rachunkowe NeoFin powstało w 2014 roku. Atutem firmy jest doświadczenie i wiedza poparta certyfikatami. Od lat rozwijana jest współpraca z przedsiębiorstwami różnych wielkości i branż, w tym IT, mediów, przemysłu, handlu, jak i dla grup kapitałowych z całego kraju. Usługi w obszarze finanse i księgowość obejmują: outsourcing księgowy według krajowych i międzynarodowych standardów rachunkowości, sprawozdania finansowe, analizy finansowe, nadzór księgowy, standaryzację księgowości, specjalistyczne usługi rachunkowe, obsługę audytów i kontroli, konsolidacja sprawozdań finansowych grup kapitałowych, sprawozdania GUS. W ofercie znajduje się również obsługa kadrowo-płacowa, gdzie zaangażowanie klienta jest zminimalizowane.

Wdrożono

Moduły w wersji platynowej

➢  Kadry i płace

➢  Księga Handlowa

➢  Książka Przychodów i Rozchodów

➢  Księga Inwentarzowa

➢  Faktury

➢  CRM

➢  Windykacja

➢  DMS

➢  Workflow

Moduły dodatkowe

➢  Elektroniczne Wyciągi Bankowe

➢ Praca na wielu bazach

➢  Harmonogram Zadań

➢  Enova365 email

Historia

System enova365 sprawdził się jako rozwiązanie dla firmy dzięki elastyczności budowy modułowej. Pozwoliło to na dobór odpowiednich funkcjonalności dla nowoczesnego biura rachunkowego i wniósł przestrzeń na dalszy rozwój. Zaawansowany sposób przydzielania uprawnień przełożył się na stworzenie stanowisk odpowiednich dla funkcji poszczególnych członków zespołu.

Wyzwania

Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego narzędzia informatycznego, który nie spełniał wymagań dynamicznie rozwijającego się biura rachunkowego. Tradycyjne metody wykonywania usług wiązały się z pracochłonnym i błędogennym ręcznym wykonywaniem czynności typu wprowadzanie i przenoszenie danych, a dostęp klienta do swoich danych wymagał zaangażowania pracowników biura. Obszerna baza klientów i różnorodność oferty biura rachunkowego wymagała usprawnienia w wyszukiwaniu według konkretnych cech, uporządkowania istniejących oraz nowowprowadzanych danych, potrzebne było wsparcie w przeprowadzaniu procesów w sposób intuicyjny i płynny. Zarząd poszukiwał elastycznego rozwiązania, które umożliwiłoby jego dostosowanie do potrzeb firmy, a także zapewniło stabilność i kompleksową funkcjonalność we wszystkich obszarach organizacji firmy. Dodatkowym wymaganiem było sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania systemu, by zminimalizować straty czasu związane z wprowadzaniem zmiany.

Główne wyzwania:

  • ➢  zautomatyzowany, elektroniczny obieg dokumentów
  • ➢  efektywne rozliczanie i kontrola działań pracowników
  • ➢  zmiana nastawienia do automatyzacji zadań pracowników i kontrahentów
  • ➢  bezpieczeństwo danych – priorytetowe

Rozwiązanie

System enova365 po wnikliwej analizie procesów działalności firmy NeoFin został dostosowany do potrzeb zarządu, pracowników i kontrahentów, dzięki czemu usprawniona została praca oraz procesy zachodzące wewnątrz i na zewnątrz firmy – na potrzeby prowadzenia działalności w obszarze usług księgowych i kadrowych.

Zaproponowane rozwiązanie miało mieć charakter kompleksowy – wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji. Istotnym aspektem były też możliwości i opcje dostępne w module Kadrowym, pozwalające na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach.

Moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów i ich ewidencji – na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie „jednym przyciskiem”. Wprowadzony moduł DMS z możliwością OCR – konwersji zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych – dzięki czemu ręczne zmagania z danymi zostały zautomatyzowane, tak samo jak obieg dokumentów w module Workflow (przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami oraz z klientami, archiwizacja, kontrola terminów realizacji zadań). Ryzyko błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone.

Pulpit klienta BR umożliwił klientom NeoFinu dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń, nastąpiła automatyzacja powiadomień związanych z rozrachunkami klienta. Bezbolesne wdrożenie systemu zostało zapewnione przez logiczną budowę systemu enova365, jak również przez wsparcie techniczne oraz szkoleniowe XLE Sp. z o.o., autoryzowanego partnera enova365. Dystans pracowników, który standardowo pojawia się przy wprowadzaniu zmian, został zminimalizowany, rozwiązanie zostało przyjęte w kształcie, który może się jeszcze rozwinąć. Klienci również chętniej sięgają po nowoczesne systemy zarządzania.

Wśród udogodnień, jakie wprowadzono, warto wyróżnić:

✓  indywidualną parametryzację list i formularzy

✓  ustawianie matryc księgowych

✓  opcję web service z bankami

✓  płynny, zautomatyzowany obieg dokumentów

✓  skrócenie czasu i uproszczenie fakturowania klientów i dla klientów

Optymalizacja wprowadzania dokumentów


Ciekawym zagadnieniem do
rozwiązania była możliwość
optymalizacji wprowadzania
dokumentów do programu dzięki dodatkowemu rozwiązaniu, które wykorzystuje oprogramowanie OCR – zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365 bez konieczności ich ręcznego przepisywania! Rozwiązanie to w znacznym stopniu ułatwiło pracę biura i powoduje oszczędność czasu.

Obieg dokumentów

Zaproponowany proces obiegu dokumentacji w firmie miał charakter kompleksowy, obejmujący wszystkie stanowiska. Dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych, klient otrzymał narzędzie na miarę jego potrzeb.

Funkcjonalności uzyskane dzięki zaprogramowanemu procesowi:

  • przetwarzanie wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu,
  • sczytywanie danych z dokumentów pdf (OCR),
  • weryfikacja poprawności danych,
  • przekazywanie dokumentów do akceptacji,
  • przypisywanie matrycy księgowej,
    opisywanie dokumentu i przekazywania go do działu księgowego,
  • ochrona dokumentu przed błędami użytkownika,
  • możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu.

Korzyści z digitalizacji dokumentów


  • ➢  obniżenie kosztów prowadzenia działalności – minimalizacja liczby wydruków,
  • ➢  oszczędność czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów,
  • ➢  kontrola dostępu – rejestracja działań wykonanych na pliku
  • ➢  stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia,
  • ➢  łatwość w przekazywaniu dokumentu do działu księgowości,
  • ➢  bezpieczeństwo dokumentacji.

„To co aktualnie jest naszym dodatkowym atutem, to biegła znajomość systemów informatycznych oraz ich możliwości.
Dzięki wdrożonym modułom enova365 nasza praca jest o wiele bardziej prosta, przejrzysta, wzrosła nasza efektywność przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych. Dodatkowo Klienci są zadowoleni z usprawnienia procesu obiegu dokumentów.”

Agnieszka Przybyt, Prezes Zarządu.

Rezultaty

Praca na systemie enova365 spowodowała przede wszystkim zwiększenie efektywności obiegu dokumentów zarówno w samej firmie, jak i w wymianie z klientami, a tym samym wzrost wydajności i po prostu przyjemności pracy. Dzięki możliwościom systemu wiele procesów odbywa się automatycznie, bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów – co wpływa na oszczędność czasu, przestrzeni, jak też papieru.

NeoFin zyskał system dostosowany do swoich potrzeb – dzięki indywidualnej parametryzacji list i formularzy, stworzonym schematom księgowym oraz matrycom.

Wprowadzanie dokumentów do programu zostało zoptymalizowane dzięki dodatkowemu rozwiązaniu, które wykorzystuje oprogramowanie OCR – zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365, bez konieczności ich ręcznego przepisywania.

Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie danych mają poczucie posiadania własnego działu księgowego, mają możliwość samodzielnego wprowadzania danych i informacje ze strony biura rachunkowego spływają zdecydowanie szybciej. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda, dokonania przelewów.

Konsultanci z firmy XLE Sp. z o.o. przekazali pracownikom firmy NeoFin niezbędną wiedzę, potrzebną do najefektywniejszej pracy w enova365, a w przypadku pytań bądź wątpliwości służą pomocą. Zarówno pracownicy firmy Neofin, jak i klienci biura rachunkowego czują się dobrze zaopiekowani, a na podstawie obserwacji systemu i własnych doświadczeń coraz chętniej sięgają po nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania.

NeoFin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych przypadkach, wymagających daleko idącej indywidualizacji oprogramowania enova365.