Księgowość informatycznie
z enova365
O Firmie
Biuro rachunkowe NeoFin powstało w 2014 roku. Atutem firmy jest doświadczenie i wiedza poparta certyfikatami. Od lat rozwijana jest współpraca z przedsiębiorstwami różnych wielkości i branż, w tym IT, mediów, przemysłu, handlu, jak i dla grup kapitałowych z całego kraju. Usługi w obszarze finanse i księgowość obejmują: outsourcing księgowy według krajowych i międzynarodowych standardów rachunkowości, sprawozdania finansowe, analizy finansowe, nadzór księgowy, standaryzację księgowości, specjalistyczne usługi rachunkowe, obsługę audytów i kontroli, konsolidacja sprawozdań finansowych grup kapitałowych, sprawozdania GUS. W ofercie znajduje się również obsługa kadrowo-płacowa, gdzie zaangażowanie klienta jest zminimalizowane.
Wdrożono
Moduły w wersji platynowej
➢ Kadry i płace
➢ Księga Handlowa
➢ Książka Przychodów i Rozchodów
➢ Księga Inwentarzowa
➢ Faktury
➢ CRM
➢ Windykacja
➢ DMS
➢ Workflow
Moduły dodatkowe
➢ Elektroniczne Wyciągi Bankowe
➢ Praca na wielu bazach
➢ Harmonogram Zadań
➢ Enova365 email
Historia
System enova365 sprawdził się jako rozwiązanie dla firmy dzięki elastyczności budowy modułowej. Pozwoliło to na dobór odpowiednich funkcjonalności dla nowoczesnego biura rachunkowego i wniósł przestrzeń na dalszy rozwój. Zaawansowany sposób przydzielania uprawnień przełożył się na stworzenie stanowisk odpowiednich dla funkcji poszczególnych członków zespołu.
Wyzwania
Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego narzędzia informatycznego, który nie spełniał wymagań dynamicznie rozwijającego się biura rachunkowego. Tradycyjne metody wykonywania usług wiązały się z pracochłonnym i błędogennym ręcznym wykonywaniem czynności typu wprowadzanie i przenoszenie danych, a dostęp klienta do swoich danych wymagał zaangażowania pracowników biura. Obszerna baza klientów i różnorodność oferty biura rachunkowego wymagała usprawnienia w wyszukiwaniu według konkretnych cech, uporządkowania istniejących oraz nowowprowadzanych danych, potrzebne było wsparcie w przeprowadzaniu procesów w sposób intuicyjny i płynny. Zarząd poszukiwał elastycznego rozwiązania, które umożliwiłoby jego dostosowanie do potrzeb firmy, a także zapewniło stabilność i kompleksową funkcjonalność we wszystkich obszarach organizacji firmy. Dodatkowym wymaganiem było sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania systemu, by zminimalizować straty czasu związane z wprowadzaniem zmiany.
Główne wyzwania:
- ➢ zautomatyzowany, elektroniczny obieg dokumentów
- ➢ efektywne rozliczanie i kontrola działań pracowników
- ➢ zmiana nastawienia do automatyzacji zadań pracowników i kontrahentów
- ➢ bezpieczeństwo danych – priorytetowe
Rozwiązanie
System enova365 po wnikliwej analizie procesów działalności firmy NeoFin został dostosowany do potrzeb zarządu, pracowników i kontrahentów, dzięki czemu usprawniona została praca oraz procesy zachodzące wewnątrz i na zewnątrz firmy – na potrzeby prowadzenia działalności w obszarze usług księgowych i kadrowych.
Zaproponowane rozwiązanie miało mieć charakter kompleksowy – wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji. Istotnym aspektem były też możliwości i opcje dostępne w module Kadrowym, pozwalające na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach.
Moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów i ich ewidencji – na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie „jednym przyciskiem”. Wprowadzony moduł DMS z możliwością OCR – konwersji zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych – dzięki czemu ręczne zmagania z danymi zostały zautomatyzowane, tak samo jak obieg dokumentów w module Workflow (przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami oraz z klientami, archiwizacja, kontrola terminów realizacji zadań). Ryzyko błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone.
Pulpit klienta BR umożliwił klientom NeoFinu dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń, nastąpiła automatyzacja powiadomień związanych z rozrachunkami klienta. Bezbolesne wdrożenie systemu zostało zapewnione przez logiczną budowę systemu enova365, jak również przez wsparcie techniczne oraz szkoleniowe XLE Sp. z o.o., autoryzowanego partnera enova365. Dystans pracowników, który standardowo pojawia się przy wprowadzaniu zmian, został zminimalizowany, rozwiązanie zostało przyjęte w kształcie, który może się jeszcze rozwinąć. Klienci również chętniej sięgają po nowoczesne systemy zarządzania.
Optymalizacja wprowadzania dokumentów
Ciekawym zagadnieniem do
rozwiązania była możliwość
optymalizacji wprowadzania
dokumentów do programu dzięki dodatkowemu rozwiązaniu, które wykorzystuje oprogramowanie OCR – zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365 bez konieczności ich ręcznego przepisywania! Rozwiązanie to w znacznym stopniu ułatwiło pracę biura i powoduje oszczędność czasu.
Obieg dokumentów
Zaproponowany proces obiegu dokumentacji w firmie miał charakter kompleksowy, obejmujący wszystkie stanowiska. Dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych, klient otrzymał narzędzie na miarę jego potrzeb.
Funkcjonalności uzyskane dzięki zaprogramowanemu procesowi:
- przetwarzanie wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu,
- sczytywanie danych z dokumentów pdf (OCR),
- weryfikacja poprawności danych,
- przekazywanie dokumentów do akceptacji,
- przypisywanie matrycy księgowej,
opisywanie dokumentu i przekazywania go do działu księgowego, - ochrona dokumentu przed błędami użytkownika,
- możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu.
Korzyści z digitalizacji dokumentów
- ➢ obniżenie kosztów prowadzenia działalności – minimalizacja liczby wydruków,
- ➢ oszczędność czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów,
- ➢ kontrola dostępu – rejestracja działań wykonanych na pliku
- ➢ stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia,
- ➢ łatwość w przekazywaniu dokumentu do działu księgowości,
- ➢ bezpieczeństwo dokumentacji.
„To co aktualnie jest naszym dodatkowym atutem, to biegła znajomość systemów informatycznych oraz ich możliwości.
Dzięki wdrożonym modułom enova365 nasza praca jest o wiele bardziej prosta, przejrzysta, wzrosła nasza efektywność przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych. Dodatkowo Klienci są zadowoleni z usprawnienia procesu obiegu dokumentów.”
– Agnieszka Przybyt, Prezes Zarządu.
Rezultaty
Praca na systemie enova365 spowodowała przede wszystkim zwiększenie efektywności obiegu dokumentów zarówno w samej firmie, jak i w wymianie z klientami, a tym samym wzrost wydajności i po prostu przyjemności pracy. Dzięki możliwościom systemu wiele procesów odbywa się automatycznie, bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów – co wpływa na oszczędność czasu, przestrzeni, jak też papieru.
NeoFin zyskał system dostosowany do swoich potrzeb – dzięki indywidualnej parametryzacji list i formularzy, stworzonym schematom księgowym oraz matrycom.
Wprowadzanie dokumentów do programu zostało zoptymalizowane dzięki dodatkowemu rozwiązaniu, które wykorzystuje oprogramowanie OCR – zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365, bez konieczności ich ręcznego przepisywania.
Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie danych mają poczucie posiadania własnego działu księgowego, mają możliwość samodzielnego wprowadzania danych i informacje ze strony biura rachunkowego spływają zdecydowanie szybciej. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda, dokonania przelewów.
Konsultanci z firmy XLE Sp. z o.o. przekazali pracownikom firmy NeoFin niezbędną wiedzę, potrzebną do najefektywniejszej pracy w enova365, a w przypadku pytań bądź wątpliwości służą pomocą. Zarówno pracownicy firmy Neofin, jak i klienci biura rachunkowego czują się dobrze zaopiekowani, a na podstawie obserwacji systemu i własnych doświadczeń coraz chętniej sięgają po nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania.
NeoFin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych przypadkach, wymagających daleko idącej indywidualizacji oprogramowania enova365.