Gdynia, lipiec 2025 r.
CYFRYZACJA OBIEGU DOKUMENTÓW W BIURZE RACHUNKOWYM NEOFIN
z enova365
“To co jest naszym mocnym atutem, to biegła znajomość systemów informatycznych oraz ich możliwości. Dzięki wdrożonym modułom enova365 nasza praca jest o wiele bardziej prosta, przejrzysta, wzrosła nasza efektywność przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych. Dodatkowo klienci są zadowoleni z usprawnienia procesu obiegu dokumentów”
– Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin Sp. z o. o.
O Firmie
Biuro rachunkowe Neofin to dynamicznie rozwijająca się firma z Gdyni, która od 2009 roku świadczy kompleksowe usługi księgowe i kadrowo-płacowe dla firm z całej Polski. Klientami Neofin są spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne), grupy kapitałowe wymagające konsolidacji danych i raportowania zarządczego, ale też jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) – podmioty z sektora usług, logistyki, nieruchomości, przemysłu i handlu oraz fundacje, w tym fundacje rodzinne.
Opis sytuacji biznesowej i technologicznej
przed implementacją systemu enova365
Neofin spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako nowoczesne biuro rachunkowe, od początku wykorzystywało systemy informatyczne, tj. Optima i Sage Symfonia, ale elastyczność ERP enova365 – możliwość rozwoju oprogramowania, dopasowania do naszych potrzeb kadrowych, księgowych, obsługi sprzedażowej i administracyjnej biura, a także tempo wdrażania zmian legislacyjnych spowodowało potrzebę zmiany i zdecydowano o maksymalnym wykorzystaniu jednego systemu – enova365. Po wdrożeniu systemu w 2017 r. pomimo zaawansowanej platformy ERP, w biurze nadal funkcjonował rozbudowany obieg dokumentów papierowych. Przy obsłudze ponad 80 Klientów przechowywano dokumentację w kilkunastu szafach, co utrudniało szybki dostęp, pracę zdalną oraz automatyzację procesów.
Opis zastosowanego rozwiązania
– obszary i procesy objęte działaniem systemu
W odpowiedzi na rosnące potrzeby w zakresie cyfryzacji i optymalizacji obiegu dokumentów, Neofin zdecydował się na rozszerzenie funkcjonalności enova365 poprzez wdrożenie dodatku do modułu enova365 DMS wraz z Workflow – “XLE DMS”. Projekt został zrealizowany przez Autoryzowanego Partnera enova365 – firmę XLE Sp. z o.o.
W ramach usprawnienia obiegu dokumentów, XLE przeprowadziło:
- analizę procesu obiegu dokumentów w Neofin,
- konfigurację i personalizację modułu DMS i Workflow wraz z rozszerzeniem XLE DMS,
- integrację z istniejącymi procedurami administracyjnymi i księgowymi,
- szkolenia dla zespołu Neofin,
- wsparcie powdrożeniowe i dalszą optymalizację systemu.
Dzięki pozytywnemu doświadczeniu we wcześniejszych latach współpracy z XLE, obejmującej pełne wdrożenie modułów kadrowo-księgowych oraz systemów automatyzacji zadań, proces przebiegł sprawnie, a zespół Neofin wykazywał gotowość do dalszej cyfryzacji. Rozwiązania takie jak elektroniczne podpisy, e-teczki pracownicze, web service z bankami czy Pulpity Klienta Biura Rachunkowego pozwoliły ugruntować kulturę pracy cyfrowej w biurze rachunkowym, którego praca dobywa się w formie hybrydowej.
We wdrożonym EOD każdy dokument wprowadzony do systemu jest zaopatrzony w załącznik tj. wizualizację faktury, noty lub załącznik w formie emaila, arkusza kalkulacyjnego lub pliku tekstowego dla dokumentu typu PK. Nie jest potrzebne żadne zewnętrzne oprogramowanie typu Saldeo do digitalizacji. W obiegu DMS w ramach modułu Projekty zostało wprowadzone generowanie opisów analitycznych dla dokumentów handlowych i ewidencji. Wprowadzono również rozwiązanie umożliwiające wprowadzenie w czynności realizowane w ramach umowy z klientem – z połączeniem z rejestrem czasu pracy księgowych i kadrowych. nych mechanizmów obsługi wiadomości elektronicznych. Każdy wysyłany dokument jest widoczny jako wiadomość e-mail z załącznikiem .pdf.
Efekt wdrożenia
Rezultatem projektu było znaczące usprawnienie pracy operacyjnej w Neofin:
- zredukowano fizycznie liczbę przechowywanych dokumentów do jednej szafy (!) przy zwiększającej się liczbie klientów (aktualnie ponad 300),
- przyspieszono proces wprowadzania i akceptacji dokumentów księgowych,
- zautomatyzowano proces obiegu dokumentów: kilkoma kliknięciami możliwe jest tworzenie i obsługa dokumentów zakupu, dokumentów kosztowych, not księgowych, poleceń księgowania i innych dokumentów księgowych,
- przyspieszono i uproszczono obsługę administracyjną, księgową i kadrową: wzrosła automatyzacja w zakresie przetwarzania dokumentów, rozrachunków i komunikacji z klientami,
- ułatwiono wdrażanie e-teczek pracowniczych,
- usprawniono pracę hybrydową i umożliwiono pracę zdalną z zapewnieniem wysokiego bezpieczeństwa danych.